La capital de Silicon Valley lucha con el sistema de correo electrónico

A pesar de las quejas y la frustración del alcalde sobre la plataforma de correo electrónico de San José, la ciudad no puede darse el lujo de cambiar su sistema operativo.

“Ese tipo de migración y transición sería un proyecto enorme para (aproximadamente) 7,000 empleados de la ciudad”, dijo el director de información Rob Lloyd a San José Spotlight.

San José Spotlight reveló la semana pasada que el alcalde Sam Liccardo depende en gran medida de su cuenta privada de Gmail para realizar negocios en la ciudad. Más de 1,600 páginas de registros entregados a San José Spotlight y su abogado Karl Olson muestran que Liccardo envía y recibe cientos de mensajes relacionados con la ciudad cada mes a través de su cuenta privada.

El alcalde se ha enfrentado al escrutinio y un caso de la Corte Suprema en 2017—Sobre su uso de una cuenta de correo electrónico privada. El uso del correo electrónico privado para realizar negocios en la ciudad podría potencialmente conducir a violaciones de la Ley de Registros Públicos de California, dicen expertos en libertad de expresión y abogados de medios. Liccardo también tiene no pudo entregar correos electrónicos privados que deberían ser registros públicos, según informa en exclusiva San José Spotlight.

Liccardo afirma que confía en su cuenta privada, a pesar de que plantea problemas de transparencia, porque el sistema Microsoft Outlook de la ciudad no le funciona. Cita problemas con los correos electrónicos que no se envían, se sincronizan y el servicio es lento.

“Descubrimos que los correos electrónicos estaban atrapados en una bandeja de salida en lugar de ser enviados, y no me enteraría hasta semanas después”, dijo Liccardo a San José Spotlight la semana pasada. "Así que es más fácil usar Gmail".

El alcalde declinó hacer más comentarios esta semana.

Un problema conocido

Liccardo dijo que los problemas con Microsoft Outlook, que también incluyen fallas, no actualizar las invitaciones del calendario y retrasos en el acceso a Zoom, dificultan que él y su personal terminen el trabajo.

Los problemas con la sincronización y el bloqueo siempre han existido, dijo Lloyd, pero se hicieron más evidentes en los últimos dos años, especialmente durante la pandemia de COVID-19 a medida que se intensificaba el tráfico en el sitio web de la ciudad.

"Tenemos un público muy digital y una fuerza laboral muy digital ahora", dijo Lloyd. "Estas herramientas provienen de una generación en la que ese no era necesariamente el caso".

Trabajar con tecnología obsoleta también ha frustrado a otros funcionarios de la ciudad. El concejal de San José, Dev Davis, utiliza una base de datos separada para realizar un seguimiento de las consultas y preocupaciones de los residentes.

“Estas preocupaciones con (Outlook) han sido bien documentadas”, dijo Davis a San José Spotlight. "Son funciones básicas que no funcionan".

Durante una reunión del Concejo Municipal en abril, Davis enumeró una serie de inquietudes con el proveedor de correo electrónico mientras los concejales discutían la renovación del contrato de Microsoft. Sin embargo, el alcalde y sus colegas votaron por unanimidad para renovar el contrato por cinco años y pagarle a la compañía de tecnología $ 9.7 millones. Liccardo y Davis pidieron a la ciudad que trabajara con Microsoft para resolver los problemas e informar sobre las soluciones antes de fin de año.

Microsoft se negó a comentar a través de un portavoz.

Buscando soluciones

Lloyd dijo que San José está trabajando con Microsoft en estos temas. El desafío consiste en identificar las causas fundamentales y probar las soluciones antes de implementar los cambios. No es una solución rápida.

Los equipos que manejan los correos electrónicos del público, como los enviados a los concejales de la ciudad, se ven afectados por las fallas de Outlook, dijo Lloyd, aunque esa no es una gran parte de la fuerza laboral del Ayuntamiento.

El menú de servicios de Microsoft sigue siendo una plataforma gubernamental popular debido a la integración exclusiva de programas con departamentos como recursos humanos y nómina. Google Workspace no ofrece estos servicios.

Lloyd señaló que una solución híbrida podría funcionar en el futuro. Dijo que Los Ángeles conservaba una buena cantidad de licencias de Microsoft cuando la ciudad cambió a la plataforma de Google en 2009.

Por ahora, San José ha descartado un programa piloto previamente discutido con Google Workspace.

El contrato de cinco años con Google le habría costado a San José alrededor de $ 2.4 millones menos por adelantado. Pero habría sido un lavado después de pagar los costos de transición y los programas necesarios de Microsoft, dijo Lloyd en la reunión del consejo de abril.

“Si echa un vistazo a todos los gobiernos, Microsoft sigue siendo el actor predominante con diferencia”, dijo Lloyd a San José Spotlight. "Pero creo que a medida que pase el tiempo, la gente seguirá haciendo la transición".

Comuníquese con Tran Nguyen en [email protected] o seguir @nguyenntrann en Twitter.