Los empleados de San José gastaron millones en viajes, entretenimiento y cenas.

Desde complejos turísticos de Disney hasta servicios funerarios de animales, los empleados del Ayuntamiento de San José gastaron millones con tarjetas de crédito de la ciudad el año pasado.

Aproximadamente una cuarta parte de los empleados de San José tienen tarjetas de crédito financiadas por la ciudad, conocidas como tarjetas de compra o tarjetas P. Las tarjetas generalmente se emiten a representantes de departamentos específicos con la intención de agilizar las compras pequeñas, principalmente suministros de oficina, herramientas, alimentos, equipos de bajo costo y gastos de viaje. Esto es parte del programa estatal de 1990 con US Bank que permite a los empleados del gobierno tener tarjetas de crédito con límites particulares, como un límite de $1,000 por transacción para evitar fraudes en compras elevadas. Los empleados de San José con tarjetas P tienen un límite de 10,000 dólares al mes.

En 2022, 987 empleados realizaron alrededor de 45,400 compras por un total de 15.4 millones de dólares, según datos revisados ​​por San José Spotlight.

El año pasado, los trabajadores de la ciudad gastaron $4,000 en cremación y servicios funerarios para animales del refugio de la ciudad, $71,000 en zapatos y $17,000 en diferentes boleras a lo largo de South Bay, por nombrar algunos gastos únicos. El programa de tarjetas P es supervisado por el departamento de finanzas de la ciudad, pero cada departamento gestiona individualmente la supervisión de las transacciones.

Los viajes fueron otro gasto importante, de más de 600,000 dólares: 381,000 dólares en hoteles y 245,000 dólares en pasajes aéreos, además del gasto en alquiler de automóviles y otros gastos de viaje. Si bien viajar a conferencias nocturnas es típico para varios empleados de la ciudad, algunas selecciones de hoteles incluyeron el Disney Resort, más de $1,000 en el hotel Ritz Carlton en Half Moon Bay y estadías en el Venetian Hotel de 5 estrellas en Las Vegas.

Carolina Camarena, portavoz de la oficina del administrador de la ciudad, dijo que los hoteles en cuestión recibieron descuentos debido a las conferencias cercanas, algo que suele ocurrir.

"Cuando los hoteles de la conferencia no estén disponibles, los viajeros pueden alojarse en hoteles alternativos con las tarifas más económicas", dijo Camarena a San José Spotlight. “La política de viajes de la ciudad exige que los viajeros busquen opciones de alojamiento que brinden seguridad y conveniencia al viajero, al menor costo posible”.

Gasto por departamento

Los funcionarios del Departamento de Parques, Recreación y Servicios Vecinales dijeron que el gasto fue típico: se cobraron $4.1 millones el año pasado, la factura más alta de cualquier departamento de la ciudad el año pasado. Parques tiene el mayor número de usuarios autorizados de tarjetas P (220), aunque es uno de los departamentos más grandes de la ciudad con más de 800 empleados.

El departamento pagó excursiones a boleras, gastó 71,000 dólares en parques de diversiones y más de 450,000 dólares en Amazon, aunque no está claro qué se compró y la ciudad no aclaró los detalles. El departamento también gastó $116,000 en restaurantes y $32,000 en servicios de publicidad.

Pero los directores de departamento dicen que el gasto está relacionado con los negocios que realiza el departamento.

David Delong, gerente de servicios administrativos de la división de parques, dijo que los viajes a los parques de diversiones y a las boleras son gastos que los empleados realizan como parte de los programas juveniles administrados por la ciudad, que llevan a los participantes a excursiones. El departamento de parques tiene 36 programas recreativos para niños y adolescentes en edad escolar y 19 programas preescolares, y esto no incluye a los jóvenes a los que el departamento presta servicios en programas de parques, ocio, actividades acuáticas e intervención juvenil, según el departamento.

"Principalmente, el 'gasto divertido' serán campamentos para niños, centros para adolescentes y servicios de intervención", dijo Delong a San José Spotlight. "Si tiene algún tipo de servicio de extensión e intervención para jóvenes que nuestro personal esté liderando, invítelos a almorzar para desarrollar esa relación con ellos con la esperanza de guiarlos en la dirección correcta".

Lois Varga, otra funcionaria administrativa que supervisa las finanzas y el presupuesto del departamento de parques, dijo que el dinero de la tarjeta P que se gasta ya está asignado en el presupuesto anual; no es dinero extra que el departamento gasta sólo porque puede.

“No podemos gastar un dólar que no esté presupuestado. Es muy, muy estricto para qué usamos el dinero”, dijo Vargas a San José Spotlight.

Obras Públicas, el departamento con la segunda mayor cantidad de cargos por tarjetas P, gastó aproximadamente la mitad de lo que gastaron los parques, es decir, 2.4 millones de dólares. Los trabajadores gastaron cientos de miles en repuestos para automóviles, servicios o equipos de plomería y otras compras relacionadas con la construcción. El departamento también gastó 237,000 dólares en Amazon y la ciudad no reveló detalles de las compras. Otro gasto notable, 205,000 dólares, fueron servicios veterinarios y comida para mascotas para el refugio de animales de la ciudad.

El Departamento de Policía de San José ocupó el tercer lugar en la ciudad con casi $2 millones gastados. Sorprendentemente, alrededor de $325,000 se destinaron a gastos relacionados con viajes, incluidos vuelos y hoteles, más de un tercio del total de gastos de viaje cargados a tarjetas P en toda la ciudad. La policía cobró 4,000 dólares en puestos para reclutar nuevos agentes, 18,500 dólares en comida rápida y 73,000 dólares en restaurantes.

En comparación, los concejales y su personal no gastaron tanto en sus tarjetas P: un total de 320,000 dólares. Kiara Arreola, subjefa de gabinete de la ex concejal del Distrito 5 Magdalena Carraso, fue la que gastó más: $44,000. Los datos de la ciudad muestran que hizo una donación caritativa de $550 a los Boy Scouts of America, varias compras en Amazon, una suscripción a Canva y más de $1,000 en Venmo, aunque no está claro por qué ni quién lo recibió.

La oficina de Carrasco tuvo la mayor cantidad de cargos por tarjetas P por una cantidad considerable, con $59,000 gastados. La oficina de la ex concejal del Distrito 7, Maya Esparza, gastó $38,000 y la oficina del concejal del Distrito 4, David Cohen, gastó $35,000. La oficina del concejal del Distrito 6, Dev Davis, gastó 29,000 dólares. El resto de las oficinas del consejo gastaron aproximadamente $14,000 cada una en promedio, con la excepción de la oficina del ex vicealcalde Chappie Jones que gastó $1,800.

¿Problemas con el fraude? 

El gasto en tarjetas P ha variado en los últimos cinco años, con el mayor salto de 2021 a 2022. En 2018, la ciudad gastó $13.7 millones. En 2019, esa cifra saltó a 14.4 millones de dólares, pero sufrió una caída notable en 2020, con 11.7 millones de dólares gastados durante la pandemia de COVID-19. En 2021, la ciudad gastó $11.3 millones a través de tarjetas P.

La oficina del auditor de la ciudad, que analizó las compras con tarjetas P en 2018-19, encontró que la mayoría de las transacciones cumplían con las políticas de la ciudad, pero notó algunas lagunas.

Estos incluyeron compras recurrentes de agua para uso personal, compras de tecnología realizadas sin la aprobación del Departamento de Tecnología de la Información y no identificar ni registrar adecuadamente artículos superiores a $5,000. Cuatro ex empleados de la ciudad todavía tenían tarjetas P activas después de que dejaron de trabajar para la ciudad. Muchos de estos problemas persistieron en auditorías anteriores, especialmente en el departamento de parques, al que se le pidió que fortaleciera su supervisión de las compras de tarjetas P.

Jason Zirkle, director de capacitación de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados, quien anteriormente supervisó el uso de tarjetas P para el Departamento de Seguridad Pública de Texas entre 2011 y 19, dijo que en cualquier lugar donde haya tarjetas P es probable que exista fraude, pero probablemente será en pequeñas compras personales que pasan desapercibidas. La única forma segura de detectar un fraude potencial es que un departamento sea prudente en cuanto a la supervisión, dijo.

“Si hay más personas robando sumas más pequeñas, funcionalmente puede ser lo mismo que una persona que entra y roba un millón de dólares”, dijo Zirkle a San José Spotlight. ”Pero ¿en qué se van a centrar? Se centrarán en la persona que roba un millón de dólares”.

Zirkle dijo que la mejor manera de evitar el fraude es tener múltiples controles y contrapesos. En San José hay un supervisor en cada departamento que supervisa las transacciones mensualmente. Si algo se señala como motivo de preocupación, se investiga. Si se trata de una violación de la política de la ciudad, se envía un memorando al departamento de finanzas y se requiere que el dinero sea reembolsado con fondos personales.

Zirkle dijo que esta política es típica de la mayoría de los gobiernos locales. Sin embargo, la única forma de hacer que funcione a fondo es asegurarse de que los supervisores presten atención a cada transacción.

“¿Cuál es la supervisión? ¿Están sus empleados capacitados? ¿Existe una cultura ética dentro de la ciudad?”, dijo Zirkle. "Prácticamente todo eso converge para determinar cuánto fraude hay; de lo contrario, es muy difícil de determinar".

Póngase en contacto con Jana Kadah en [email protected] o @Jana_Kadah en X, anteriormente conocido como Twitter.

Nota del editor: una versión anterior de este artículo identificó los costos asociados con los esfuerzos de reclutamiento policial en festivales como compras de alcohol debido a un error de la ciudad.