San José recibió más de $ 200 millones en ayuda por coronavirus. Ahora tendrá que aumentar su seguimiento de gastos
El Ayuntamiento de San José se muestra en esta foto de archivo.

San José ha liderado muchos de los esfuerzos de respuesta al coronavirus de la región, pero las autoridades aún están descubriendo cómo rastrear los costos relacionados para que la ciudad no pague la factura completa mientras enfrenta un déficit presupuestario importante.

Ahora, los funcionarios de San José están a punto de contratar a un consultor externo para monitorear y ayudar a guiar cómo se gastan y registran los fondos de alivio del coronavirus.

El consultor ayudaría a garantizar que esos esfuerzos sigan siendo elegibles para el reembolso a través de una serie de programas federales y estatales que vienen con requisitos complejos y a veces turbios que son muy diferentes de otras crisis que la ciudad ha enfrentado antes, Lee Wilcox, jefe de personal del administrador de la ciudad. oficina, dijo a los miembros del consejo esta semana.

"Esto se debe al volumen de documentación, la variedad de nuevos programas, la cantidad de fondos del gobierno federal, que ha sido considerable, pero también de una variedad de fondos de fondos diferentes que tienen procesos de documentación muy diferentes", dijo.

Hasta ahora, San José ha recibido más de $ 200 millones en ayuda por el coronavirus, incluido el mayor grupo de dólares federales para una crisis en la historia de la ciudad, según un memo reciente por los concejales Maya Esparza, Sergio Jiménez y Johnny Khamis.

Según los miembros del consejo, la mayor parte de esa financiación proviene de la Ley federal CARES, que viene con "términos y condiciones federales bizantinos" sobre cómo se puede gastar el dinero.

San José también recibió ayuda del Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano de los EE. UU., El estado para su respuesta de emergencia para personas sin hogar y el Departamento de Justicia de los EE. UU.

Pero la financiación más compleja que busca San José proviene de la Administración Federal de Manejo de Emergencias, o FEMA. Ese dinero viene con requisitos sobre cómo la ciudad otorga contratos para servicios, facturación y solo puede gastarse en ciertos esfuerzos. San José ha solicitado hasta la fecha $ 25 millones de la agencia.

“Solo quiero asegurarme de que aprovechemos al máximo los fondos para no tener que devolverlos”, dijo Khamis esta semana durante una reunión. discusión pública sobre el tema. Firmó el memorando para asegurarse de que la ciudad esté "gastando (los fondos) donde se supone que deben ir y no perder una oportunidad".

A auditoria preliminar El registro de los gastos de coronavirus de la ciudad muestra que los funcionarios crearon algunos sistemas para rastrear cuánto tiempo, dinero y otros recursos se han gastado tratando de aliviar la tensión de la pandemia que provocó la detención de la vida de muchas personas durante meses.

El consultor Witt O'Brien's, que trabajó con la ciudad después de la respuesta a las inundaciones de Coyote Creek en 2017, ha ayudado en la crisis actual, dijeron las autoridades.

Pero el coronavirus es muy diferente de una inundación, y todavía hay un largo camino por recorrer para garantizar que la ciudad rastree todos sus costos para que puedan pagarse con dólares estatales y federales, según una auditoría realizada por el auditor municipal Joe Rois.

"Es importante que establezcamos los sistemas lo antes posible para garantizar que la ciudad pueda maximizar los reembolsos federales o estatales de manera oportuna", dijo a los miembros del consejo esta semana.

Muchas de las recomendaciones de Rois se centraron en la creación de nuevos sistemas centralizados para el seguimiento del tiempo y de los documentos y en la incorporación de los socios de la comunidad a esos procesos.

Esas recomendaciones llegan en un momento en que muchos empleados de la ciudad han asumido nuevas tareas o trabajos para ayudar con la respuesta de emergencia del coronavirus, haciendo que el esfuerzo sea aún más complicado.

Ahora la ciudad está buscando contratar a un consultor externo para cerrar algunas de esas brechas. El memorando de Esparza, Jiménez y Khamis sugirió que la ciudad contratara a alguien como Harvey M. Rose Associates, un conocido auditor del sector público en el Área de la Bahía.

“Nos encontramos como ciudad en circunstancias sin precedentes y no creo que ninguna persona en nuestra ciudad tenga la experiencia necesaria para lidiar con este tipo de financiamiento federal además de todas las otras tareas que enfrentamos”, dijo Esparza durante una reunión esta semana.

Pero los funcionarios de la ciudad ya estaban trabajando para traer ayuda adicional. Wilcox dijo que su oficina está hablando con un consultor anónimo, pero es "un nombre que a nadie va a sorprender".

Dijo que no podían nombrar al consultor debido a las negociaciones en curso, que deberían hacerse esta semana.

Los funcionarios regresarán en dos semanas al Comité de Reglas y Gobierno Abierto de la ciudad para discutir la descripción del trabajo del nuevo consultor. No está claro cuánto costará el contrato, pero los legisladores su semana sugirieron que podría pagarse a través del financiamiento de la Ley CARES.

Póngase en contacto con Janice Bitters en [correo electrónico protegido] o sigue a @JaniceBitters en Twitter.

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