Santa Clara incumplió las reglas de la ciudad con los contratos de relaciones públicas de Singer
La gerente de la ciudad de Santa Clara, Deanna Santana, junto con la alcaldesa Lisa Gillmor, se muestran en esta foto de archivo del discurso del estado de la ciudad de 2019. Foto de Janice Bitters.

Dos años después de que los funcionarios de Santa Clara trabajaran para arreglar un contrato de asuntos públicos fallido, una investigación de San José Spotlight encontró que los líderes de la ciudad repitieron algunos de los mismos errores solo unos meses después de prometer no volver a cometer esos errores.

Los documentos públicos muestran que los funcionarios de la ciudad no siguieron el código de la ciudad, los plazos típicos y las mejores prácticas de la industria al ofertar por un lucrativo contrato de seis cifras, y duplicaron el valor de los contratos mientras buscaban ofertas. Santa Clara finalmente otorgó los dos nuevos contratos de relaciones públicas a la destacada firma de San Francisco Singer Associates Inc.

San José Spotlight pasó meses revisando los contratos después de que el Gran Jurado Civil del Condado de Santa Clara intentó una investigación sobre el asunto, pero no pudo terminar porque los miembros del jurado lucharon por obtener información de la ciudad.

Los contratos de Singer Associates se finalizaron en febrero de 2018, menos de tres meses después de que los líderes electos acordaron pagar a la firma de relaciones públicas Banner Public Affairs por el trabajo realizado sin un contrato completamente ejecutado, un problema que retrasó la facturación, los pagos y obstaculizó la capacidad de la ciudad para administrar el trabajo del consultor.

Y el trabajo comenzó temprano nuevamente con Singer Associates, según los resúmenes de facturación.

Los líderes de la ciudad también aumentaron el valor de los contratos en un $ 100,000 combinado entre solicitar propuestas y adjudicar los contratos. Los documentos obtenidos por esta organización de noticias muestran una imagen de un proceso apresurado en el que los posibles postores tenían solo 11 días para responder y solo se presentó una oferta, en lugar de las tres requeridas por el código de la ciudad. La única oferta de Singer se presentó el día que los funcionarios de la ciudad cerraron el proceso de licitación.

La solicitud de licitación de la ciudad, conocida como Solicitud de calificaciones, no se publica en línea, aunque es una de las mejores prácticas en el sector de adquisiciones gubernamentales, dijeron varios expertos a San José Spotlight.

“El sistema de Santa Clara simplemente no es transparente y abierto como debería ser”, dijo el profesor Christopher Yukins, codirector del programa de derecho de contratación pública en la Facultad de Derecho de la Universidad George Washington. "He pasado mucho tiempo analizando diferentes sistemas de adquisiciones, diferentes leyes, diferentes oportunidades y sistemas en todo el mundo, y este fue notablemente poco transparente".

Los dos contratos no fueron al Concejo Municipal para su aprobación porque las reglas de la ciudad permiten que la administradora de la ciudad, Deanna Santana, firme dichos contratos que no excedan los $ 100,000, una regla de larga data. Un contrato de $ 100,000 fue para servicios de comunicaciones para la ciudad mientras que el otro era por hasta $ 100,000 en servicios para la autoridad del estadio, que es supervisado por la ciudad.

En particular, Pete Hillan, director de Banner Public Affairs que en 2017 también facturó a la ciudad por el trabajo antes de que se finalizara un contrato, se unió a Singer Associates aproximadamente seis meses después de que la empresa ganara el proceso de licitación.

Una diferencia de $ 100,000

Cuando los funcionarios de la ciudad hace dos años discutieron comenzar de nuevo después de los contratos de Asuntos Públicos de Banner ejecutados al azar, Santana dijo a los funcionarios electos durante una reunión pública de 2017 en noviembre que tenía la intención de buscar una nueva empresa de relaciones públicas a través de un proceso competitivo.

Cuando se presentó la solicitud de ofertas, la ciudad buscó otorgar dos contratos de relaciones públicas que no superaran $ 50,000 cada uno, el documentos de licitación muestran. Pero los contratos de Singer adjudicados más tarde ese mes terminaron siendo $ 100,000 cada uno.

Las hojas de ruta internas adjuntas a cada contrato muestran que inicialmente se había escrito un monto en dólares diferente para el monto del contrato, pero se eliminó y se cambió a $ 100,000. El cambio fue descrito como un error administrativo de Mercury News el año pasado.

Pero Santana dijo en un comunicado a San José Spotlight que el valor de los contratos se incrementó cuando "quedó claro que la necesidad de comunicaciones de la autoridad de la ciudad de Santa Clara y del estadio de Santa Clara era mucho mayor que la inicialmente identificada", principalmente debido a la rotación del personal. Agregó que duplicar el valor de los contratos después de que comenzó un proceso de licitación "no constituye ninguna práctica de adquisición irregular".

En junio, la ciudad extendió silenciosamente los contratos con Singer que expirarían a principios de este año porque los funcionarios aún no habían utilizado servicios de relaciones públicas por un valor de $ 200,000 entre los dos contratos. Ambos contratos finalizarán ahora en junio 2020.

A partir de agosto 23, Singer había hecho un trabajo de $ 36,897.50 para la ciudad y $ 21,361.12 para el contrato de la Autoridad del Estadio. Quedan aproximadamente $ 141,741 para ser utilizados en los contratos combinados.

La línea de tiempo acortada y una oferta única

Los funcionarios de Santa Clara abrieron el proceso de licitación en enero 5, 2018 y dejaron de aceptar ofertas solo 11 días después en enero 16. Seis de esos días 11 fueron días hábiles.

Los funcionarios de la ciudad dijeron que cerrar una solicitud formal que rápidamente no era típica, aunque no había reglas en su contra.

"No hay reglas establecidas para un período de notificación, pero generalmente días 10 para solicitudes informales y días 30 para solicitudes formales", dijo Simrat Dhadli, secretaria adjunta de la ciudad de Santa Clara, en un correo electrónico a San José Spotlight.

Aunque el código de la ciudad requiere tres ofertas en una solicitud formal para contratos que excedan los $ 50,000, un funcionario de la ciudad dijo que “es imposible garantizar que podamos recibir un número mínimo” para cada solicitud de oferta.

Las solicitudes de publicidad para las empresas locales es un problema para Santa Clara, Mark Giovannetti, gerente de la división de compras de la ciudad, dijo a los miembros del consejo este año. “Somos invisibles”, dijo. "No creo que sepan sobre nosotros, lo que compramos, cómo pueden ser elegibles para recibir nuestro negocio".

En respuesta a preguntas sobre el proceso de adjudicación y cómo se enteró de la solicitud de licitación, Sam Singer, propietario de la firma, dijo en un comunicado general que su empresa a menudo es “buscada por agencias gubernamentales y corporaciones para ayudar en temas de importancia , ”Debido a su historial.

El trabajo comienza sin la firma de la ciudad, nuevamente

Adam Alberti, socio de Singer Associates, firmó los contratos a fines de enero, pero los funcionarios de la ciudad esperaron hasta febrero de 14 para firmar el contrato de la Autoridad del Estadio y febrero de 15 para firmar el contrato de la ciudad, de acuerdo con las hojas de ruta.

Pero los extractos de facturación muestran que Alberti facturó a la ciudad 30 minutos por “discusiones y estrategias relacionadas con el toque de queda” el 8 de febrero, aproximadamente una semana antes de que la ciudad procesara el contrato, según documentos. El código de la ciudad dice que los contratos valorados en $ 5,000 o más requerir acuerdos por escrito antes de realizar el trabajo.

La reunión no aparece en los calendarios públicos que ciertos funcionarios, incluidos el fiscal de la ciudad, el administrador de la ciudad y los concejales, deben mantener para reflejar dichas reuniones de negocios. Los funcionarios de la ciudad dijeron que no saben con quién se pudo haber reunido Alberti y sugirieron que podría haber sido una discusión interna en Singer Associates.

Los funcionarios dijeron que la oficina del fiscal de la ciudad confirmó en ese momento que "no había riesgo para la ciudad con el consultor comenzando el trabajo", porque los funcionarios de Singer firmaron los contratos.

Pero en 2017, cuando la ciudad lidiaba con las consecuencias del fallido contrato de Asuntos Públicos de Banner que no se finalizó antes de que comenzara el trabajo, el fiscal de la ciudad Brian Doyle dijo a los miembros del concejo que estaba "realmente trabajando" en el tema del trabajo que comienza antes de que se firmen los contratos. agregando "Realmente no me gusta".

Tanto la alcaldesa Lisa Gillmor como la concejal Teresa O'Neill dijeron la semana pasada que no conocían el proceso de adquisición en los contratos de Singer.

"El administrador de la ciudad nos dijo que iban a solicitar asistencia de comunicaciones y ella tiene plena autoridad para solicitar ofertas", dijo Gillmor en una entrevista el viernes.

O'Neill dijo que genera "señales de alerta" para ella si la ciudad no siguió las mejores prácticas o cambió el valor del contrato después de la licitación. Ella notó la ciudad ha hecho avances recientes para centralizar procesos obsoletos y mejorar las prácticas de adquisición. "Hemos invertido una gran cantidad de dinero para tratar de contratar personas para establecer el tipo correcto de estructura", dijo O'Neill.

Buscando 'fuego'

Contratar a Singer para los dos amplios contratos de relaciones públicas no parece haber sido conocido por el público hasta meses después de la firma de los contratos.

En mayo de 2018, la ciudad se apoyó en la firma de relaciones públicas, que se especializa en gestión de crisis, para lidiar con las consecuencias de la renuncia del ex concejal Dominic Caserta debido a acusaciones de acoso sexual de ex alumnos, lo que llevó a algunos a creer en ese momento. por eso habían contratado a Singer.

Esa misma semana, la ciudad declaró la victoria en una pelea de alto perfil por el alquiler en Levi's Stadium con los San Francisco 49ers, realizando entrevistas de televisión y apareciendo en periódicos locales. Pero los funcionarios del equipo usaron el anuncio para dirigir la atención a los contratos, sugiriendo que algo andaba mal. En particular, Gillmor y los 49ers han tenido una relación públicamente polémica durante años.

Eso fue lo que llevó a Anthony Becker, un Santa Claran desde hace mucho tiempo, a pedirle al Gran Jurado Civil que revisara los contratos el año pasado, y les dijo a los miembros del jurado, “donde hay humo, debe haber fuego”, dijo.

Becker, el actual presidente de la comisión de planificación de la ciudad, se postuló para alcalde contra Gillmor, quien fácilmente ganó la reelección.

"Creo que este es un giro político para el que están usando el dinero de los contribuyentes y lo están haciendo en contratos separados para que no tenga que pasar por el Concejo Municipal", dijo Becker en una entrevista reciente. “No tienen que votar sobre ello y el público no tiene por qué saberlo”.

Si se descubriera que ese cargo es verdadero, sería en violación del código de la ciudad. Un Gran Jurado Civil del Condado de Santa Clara intentó investigar los procedimientos de adquisición de la ciudad, buscando información sobre los contratos de Singer, junto con documentos relacionados con Banner Public Affairs. Pero el Gran Jurado se topó con meses de obstáculos en su investigación, lo que llevó a los miembros del jurado a observar más de cerca el cumplimiento de la ciudad con la Ley de Registros Públicos de California.

"Debido a la falta de respuesta de la Ciudad a sus solicitudes de CPRA después de tres meses, el Gran Jurado concluyó que su investigación sobre el proceso de adquisiciones de la Ciudad se había vuelto inútil", dice un 18-página de informe lanzado por el Gran Jurado Civil en junio. "En consecuencia, el Gran Jurado cambió el enfoque de su investigación al cumplimiento de la Ciudad con la CPRA".

La semana pasada, Santana afirmó que los miembros del jurado habían despejado la ciudad de irregularidades en lo que respecta a los contratos de Singer durante una reunión privada, a pesar del informe que indica que el gran jurado no pudo completar esa investigación.

Un portavoz de la Corte Superior del Condado de Santa Clara le dijo a San José Spotlight que esas reuniones son confidenciales y se negó a responder a los comentarios de Santana.

Póngase en contacto con Janice Bitters en [correo electrónico protegido] o sigue a @JaniceBitters en Twitter.

Nota del editor: esta historia se ha actualizado para reflejar que la ciudad violó parte de su código de ciudad, no su estatuto de la ciudad, que es un documento separado. Ambos documentos son reglas escritas que la ciudad debe cumplir.

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