Kết quả kiểm toán đưa hội đồng Santa Clara, cựu quản lý trung tâm hội nghị vào cuộc

Khi các ủy viên hội đồng ở Santa Clara yêu cầu Giám đốc Thành phố Deanna Santana tìm một kiểm toán viên để xem xét khả năng quản lý sai lầm của trung tâm hội nghị của thành phố, các quan chức đã biết ai sẽ nhận được hợp đồng.

Các tài liệu công khai cho thấy TAP International có trụ sở tại Sacramento đã gửi một phương pháp tiếp cận dự án trực tiếp cho cuộc kiểm toán năm 2018, gần một tháng trước khi hội đồng ra lệnh thăm dò người quản lý trung tâm hội nghị.

Hai tuần sau khi các ủy viên hội đồng phê chuẩn một cuộc kiểm toán của Phòng Thương mại Trung tâm Thung lũng Silicon, sau đó được gọi là Phòng Thương mại Santa Clara, một hợp đồng với TAP International đã được ký kết mà không có quy trình đấu thầu cạnh tranh. Trong hơn hai năm, hợp đồng đã tăng lên $ 287,093 và phát triển thành ba cuộc kiểm toán liên quan đến quản lý phòng của trung tâm hội nghị - tất cả đều bị tranh chấp bởi các quan chức buồng, người cho rằng các cuộc kiểm toán có sự không chính xác.

Các quan chức thành phố nói rằng họ đã bắt đầu khởi động việc thuê một kiểm toán viên vì các thành viên hội đồng có nhiều câu hỏi hơn các quan chức thành phố có thể trả lời trong các cuộc họp kín. Nhưng một đánh giá của San José Spotlight cho thấy hiệu trưởng của công ty, Denise Callahan, trước đó đã làm việc với Santana trong một cuộc kiểm toán khác cũng đang bị tranh chấp, làm dấy lên câu hỏi của một số người về một xung đột lợi ích tiềm ẩn.

Các nhà lãnh đạo Santa Clara đã thất bại trong việc tiến hành quy trình đấu thầu cạnh tranh cho hợp đồng trị giá 83,620 đô la ban đầu, mặc dù các quy tắc của thành phố yêu cầu chính thức trưng cầu ba giá thầu cho các hợp đồng vượt quá 50,000 đô la. Các thành viên hội đồng đã thông qua ba lần gia hạn hợp đồng, vì chi phí tăng vọt vượt quá khả năng ký của Santana mà không có sự chấp thuận của hội đồng.

Phó Thư ký Thành phố Simrat Dhadli cho biết thành phố đã bỏ qua quy trình đấu thầu chính thức bởi vì Callahan “có chuyên môn về đánh giá hoạt động của trung tâm hội nghị” - một kỹ năng chuyên biệt. Mã thành phố của Santa Clara cho phép bỏ qua quy trình đấu thầu cho “các dịch vụ chuyên biệt từ các chuyên gia được cấp phép” hoặc các nhà thầu cung cấp dịch vụ mà một số người khác cung cấp.

Khi được hỏi TAP International có những kỹ năng gì mà các kiểm toán viên khác - bao gồm cả những người đã kiểm toán các trung tâm hội nghị ở San Jose, San Francisco và San Diego - không, các quan chức của Santa Clara đã chỉ ra kinh nghiệm của Callahan trong các trung tâm hội nghị kiểm toán. Thành phố cũng cần phải di chuyển nhanh chóng vì các khoản thanh toán cho phòng để quản lý trung tâm hội nghị đã bị đình chỉ sau những lo ngại về quản lý sai, Trợ lý Giám đốc Thành phố Ruth Shikada nói.

“Chúng tôi cần phải di chuyển nhanh, chúng tôi cần tiếp cận một người nào đó đã có kinh nghiệm ở trung tâm hội nghị và chúng tôi muốn tiếp cận một người nào đó có thể cung cấp dịch vụ kiểm toán,” cô nói.

Mối quan hệ công việc trước đây

Callahan đã làm việc với Santana hơn một thập kỷ trước trong một cuộc kiểm toán ở San Jose về việc liệu Sở cảnh sát có phân loại sai các khiếu nại về hành vi sai trái của cảnh sát viên hay không. Santana là phó giám đốc thành phố San Jose vào thời điểm đó.

Kiểm toán viên cảnh sát độc lập San Jose Barbara Attard năm 2007 đã phát hiện ra rằng các cảnh sát viên đã hạ cấp các khiếu nại để yêu cầu làm tăng số liệu thống kê tích cực của bộ phận tại thời điểm San Jose tự hào gọi mình là thành phố lớn an toàn nhất ở Mỹ. Giám đốc thành phố San Jose đã thuê Tập đoàn tư vấn Macias, nơi Callahan làm việc, để phân tích những phát hiện này.

Phân tích của Callahan mâu thuẫn với cuộc kiểm toán do Attard thực hiện, người sau này gọi báo cáo của Callahan là "không chính xác hoặc không đầy đủ", trong một bản ghi nhớ gửi các thành viên hội đồng.

Thị trưởng San Jose Sam Liccardo - lúc đó là thành viên hội đồng - đã chỉ ra trong một cuộc họp công khai sôi nổi rằng báo cáo của Callahan không giải quyết được “trọng tâm” của cuộc kiểm toán của Attard.

“Tôi lo ngại rằng chúng tôi đã bỏ lỡ vấn đề lớn mà mọi người ở đây đang thắc mắc, đó là: Có sự phân loại sai không?” Liccardo nói. "Tại sao bạn không giải quyết vấn đề này?"

Callahan trả lời rằng công ty của cô không được "yêu cầu xem xét điều đó."

Attard nói với San José Spotlight rằng cô ấy tin rằng Callahan “được thuê chỉ để có một số loại tiếng nói có thẩm quyền xâm nhập và phá hoại báo cáo của tôi, nhưng không nhìn vào sự thật.”

Attard không được bổ nhiệm lại làm Kiểm toán viên Cảnh sát Độc lập của San Jose, do thay đổi lãnh đạo và chính trị thành phố, cô nói.

Callahan đã không trả lời yêu cầu bình luận.

Hơn một thập kỷ sau, các quan chức của Phòng Thương mại Santa Clara - nay là Phòng Thương mại Trung tâm Thung lũng Silicon - đã giương cờ đỏ về các cuộc kiểm toán TAP International, trong đó cáo buộc tổ chức này nợ thành phố hàng trăm ngàn đô la và quản lý sai hàng triệu đô la .

Nick Kaspar, chủ tịch và giám đốc điều hành của phòng, nói với các ủy viên hội đồng vào năm 2018 rằng mối quan hệ chuyên nghiệp trong quá khứ giữa Santana và Callahan nên được tiết lộ trước khi Callahan được thuê mà không cần quá trình đấu thầu.

Chúng tôi tin rằng điều này đe dọa sự độc lập của cuộc kiểm toán này, ông nói. Ban Hội đồng thành phố và công chúng không bao giờ có cơ hội tự quyết định nếu đây là xung đột lợi ích.

Nhưng Santana cho biết Callahan được ông chủ của cô ở San Jose thuê và hai người phụ nữ đã không nói chuyện trong 12 năm giữa các cuộc kiểm toán. Cô ấy nói thêm trong một tuyên bố với San José Spotlight rằng việc thuê một nhà tư vấn mà cô ấy đã làm việc trước đây sẽ không được coi là xung đột lợi ích, vì cô ấy không có gì về tài chính để thu được từ quyết định này.

“Những người ủng hộ cách quản lý cũ của Trung tâm Hội nghị đang sử dụng tuyên bố sai lệch này để làm chệch hướng so với những gì mà cuộc kiểm toán của TAP International phát hiện,” Santana nói trong tuyên bố. “Các phát hiện kiểm toán là nghiêm trọng, cho thấy việc quản lý tài chính yếu kém, các thông lệ kế toán đáng ngờ và việc Phòng sử dụng sai các nguồn lực của chính phủ”.

Thị trưởng Lisa Gillmor nói với Kaspar vào năm 2018 rằng nếu ông tin rằng việc tuyển dụng Callahan là một xung đột lợi ích, thì phòng có thể không "biết xung đột lợi ích thực sự là gì." Callahan cũng gọi cáo buộc là một "mô hình tiếp tục để phân tán từ các phát hiện kiểm toán trong báo cáo," trong cuộc họp hội đồng năm 2018.

Kiện tụng và tranh chấp

Sau khi các cuộc kiểm toán của Callahan phát hiện người quản lý trung tâm hội nghị nợ thành phố hàng trăm nghìn đô la, các thành viên hội đồng đã thề sẽ lấy lại từng xu. Vào tháng XNUMX, hội đồng bỏ phiếu cho phép kiện tụng chống lại buồng để thu lại $ 682,950.

Kaspar nói rằng ông đã cung cấp tài liệu về lỗi của thành phố trong cuộc kiểm toán vào tháng trước, nhưng không có phản hồi.

“Tôi không tin rằng cuộc kiểm toán này thể hiện chính xác những gì mà buồng nợ,” ông nói. “Chúng tôi đã tìm thấy… một số sai sót trong quá trình kiểm toán làm dấy lên lo ngại về tính chính xác.

Một số ủy viên hội đồng cho biết họ có rất ít hoặc không có thời gian để xem xét các tài liệu từ phòng trước khi bỏ phiếu để khởi kiện. Các quan chức nói rằng các nhà lập pháp đã được đưa ra các bản sao của các câu trả lời trong cuộc họp.

Ủy viên Hội đồng Karen Hardy cho biết cô ấy “đã nhìn thấy một thời gian ngắn” các phản ứng của phòng đối với cuộc kiểm toán khi cô ấy yêu cầu chúng. Nghị viên Teresa O'Neill cho biết bà không nhớ mình đã xem phản ứng của hội đồng trước khi bỏ phiếu cho phép kiện tụng, nhưng bà tin rằng Kiểm toán viên Thành phố Linh Lam sẽ sớm cung cấp thông tin tóm tắt.

O'Neill nói thêm rằng cuộc bỏ phiếu cho vụ kiện chỉ đơn giản là để thúc đẩy quá trình, gọi triển vọng của một vụ kiện là "phương sách cuối cùng."

Các chi tiết kiểm toán gần đây nhất về năm năm chi phí được thành phố thanh toán như một phần của hợp đồng của phòng, bao gồm các bữa tối đắt tiền. Trong số gần $ 312,000 chi phí thẻ tín dụng được xem xét, $ 52,940 được xác định là không được phép, có thể nghi ngờ hoặc không thể kiểm chứng. Kaspar đã đẩy lùi một số con số đó.

Shikada, trợ lý giám đốc thành phố, cho biết thành phố hiện đang kiểm tra ba lần các kết quả kiểm toán để xác minh tính chính xác của nó.

Thông tin sơ bộ được phát hành

Trong quá trình kiểm toán, tổ chức của Kaspar đã mất cảnh giác ít nhất hai lần khi thành phố công bố công khai các kết quả kiểm toán sớm cho các thành viên kinh doanh của buồng trước khi lãnh đạo buồng xem kết quả.

Vào ngày 26 tháng 2018 năm XNUMX, vài ngày trước khi hội đồng quyết định có gia hạn hợp đồng với trung tâm hội nghị của hội đồng hay không, các quan chức thành phố đã trình bày những phát hiện sơ bộ cho thấy khả năng quản lý quỹ của hội đồng còn yếu kém. Các quan chức đã công khai thông tin, Shikada nói, vì những phát hiện này yêu cầu công bố ngay lập tức.

Kaspar cho biết căn phòng bị bỏ lại trong bóng tối về những phát hiện. Khi anh ấy yêu cầu Callahan thảo luận về bản báo cáo, anh ấy được cho biết là nó chưa sẵn sàng - nhưng cô ấy dường như không biết về bài thuyết trình công khai của thành phố và yêu cầu một bản sao cho chính mình.

Vào ngày 15 tháng XNUMX, các nhà lãnh đạo Santa Clara một lần nữa công bố những phát hiện trong một lá thư gửi các doanh nghiệp địa phương và các thành viên phòng, với cáo buộc hàng triệu quỹ bị quản lý sai.

Kasper nói: “Phòng bị buộc tội quản lý sai 37 triệu đô la, nhưng cuối cùng không phải như vậy. "Các doanh nghiệp và các thành viên đã lo lắng, vì vậy nó chắc chắn là bất lợi cho phòng."

Một phát ngôn viên của thành phố cho biết các quan chức đã gửi lá thư để làm rõ "thông tin sai lệch đang được lưu hành."

Đào tìm tài liệu

Kaspar và Shikada đều thừa nhận phòng không cung cấp tất cả các tài liệu mà thành phố và kiểm toán viên yêu cầu.

Tuy nhiên, các quan chức của Phòng cho biết một số thời hạn nộp tài liệu là không thực tế. Trong một ví dụ, Kaspar đã trả lời một yêu cầu tài liệu cho thấy bằng chứng về việc không thể in số lượng tài liệu được yêu cầu theo thời hạn của thành phố. Căn phòng cuối cùng đã nhận được một phần mở rộng.

Shikada cho biết dòng thời gian không có nghĩa là không công bằng.

Từ góc nhìn của họ, tôi có thể thấy tại sao họ nghĩ rằng nó có thể không thực tế bởi vì họ phải thu thập những thứ đó, nhưng chúng tôi kỳ vọng là bạn nên có chúng và chúng nên được tổ chức để bạn có thể sản xuất chúng, ông Shik Shikada nói .

Đến nay, không có vụ kiện nào được nộp về số tiền này, cả hai bên đều xác nhận. Thành phố và phòng nói với San Jose Spotlight họ dự định hợp tác với nhau để tìm giải pháp.

Liên lạc với Janice Bitters tại [email được bảo vệ] hoặc theo dõi @JaniceBitters trên Twitter.