Kiểm toán: San Jose cần tăng cường chính sách hoàn trả

San Jose đã bỏ lỡ $ 24,000 trong các khoản tiền của người nộp thuế bằng cách trả chi phí dặm cho những nhân viên không đủ điều kiện nhận các khoản thanh toán như vậy vì họ đã vi phạm chính sách của thành phố, theo một kiểm toán mới quan trọng các quy trình hoàn trả của thành phố.

Việc kiểm toán hoàn trả chi phí của nhân viên thành phố đã nêu chi tiết những sai sót lớn trong quy trình hoàn trả của thành phố, dẫn đến hàng nghìn đô la quỹ bị biển thủ và quy trình phê duyệt dài hơn để nhân viên được hoàn trả cho những khoản chi phí nhỏ hơn những khoản lớn hơn. Một nhân viên thành phố đã phải đợi 22 ngày để được hoàn trả 7 đô la chi phí đậu xe.

“Mặc dù các khoản bồi hoàn thường có vẻ phù hợp và tuân thủ các chính sách của thành phố, chúng tôi lưu ý một số lĩnh vực mà các quy trình của thành phố có thể được cải thiện,” kiểm toán viên thành phố Joe Rois viết.

Theo báo cáo, khoảng 7,000 giao dịch trong năm 2018 với tổng số tiền bồi hoàn cho nhân viên là 717,000 đô la. Trong khi hầu hết các khoản bồi hoàn đều ổn định trong vòng 698,500 năm qua - từ mức thấp 2014 đô la vào năm 725,100 lên mức cao là 2015 đô la vào năm 700,000 - tổng số tiền của năm nay tăng nhẹ hơn số tiền XNUMX đô la của năm trước.

Nhân viên thường được hoàn trả cho đồ ăn và thức uống, quãng đường đi được, đào tạo và phát triển, quần áo và thiết bị, hoặc các chi phí “khác” như đậu xe, vận chuyển địa phương và phí cầu đường.

Sở Cảnh sát San Jose chiếm phần lớn số tiền bồi hoàn, nhiều hơn mọi bộ khác vì đã yêu cầu hàng trăm nghìn trả lại cho các chi phí đào tạo và học phí như đăng ký, học phí và sách.

Nhưng khoản chi phí được hoàn lại phổ biến nhất trên toàn thành phố là khoản bồi hoàn theo số dặm, tổng trị giá 122,700 đô la từ hơn 5,200 giao dịch trong năm nay. Khoảng 600 nhân viên đã nhận được khoản hoàn trả cho khoản chi phí này, nhưng một số nhân viên đã nhận được khoản tiền hoàn lại thì không nên - vì họ đã vi phạm chính sách của thành phố.

Chính sách yêu cầu tất cả nhân viên - trừ nhân viên phòng cháy chữa cháy và cảnh sát - những người muốn hoàn trả chi phí số dặm phải có “giấy phép lái xe trong thành phố” và nhân viên lái xe cho doanh nghiệp trong thành phố phải hoàn thành lớp lái xe phòng thủ.

“Khóa học này nhằm mục đích cung cấp cho nhân viên kiến ​​thức, kỹ năng và kỹ thuật để ngăn ngừa va chạm và giảm vi phạm giao thông và di chuyển trong tương lai,” kiểm toán cho biết. “Nhân viên lái xe cho các doanh nghiệp trong thành phố phải tham gia khóa học này một lần trong suốt quá trình làm việc tại thành phố của họ.”

Nhiều nhân viên đã không có được giấy phép thành phố hoặc tham gia khóa học yêu cầu, nhưng đã được hoàn trả cho các khoản phí số dặm. Ít nhất các cá nhân 150 từ các bộ phận khác nhau của 20 đã không hoàn thành khóa học, nhưng đã nhận được sự chấp thuận từ ban quản lý để nhận khoản bồi hoàn, khiến thành phố phải trả $ 24,000. Ban quản lý sử dụng danh sách thành phố để xác minh xem một nhân viên có đủ điều kiện được bồi hoàn nếu anh ta hoặc cô ta đã hoàn thành khóa học lái xe, nhưng kiểm toán chi tiết rằng danh sách của thành phố không được cập nhật.

“Trong một số trường hợp, nhân viên chưa hoàn thành khóa đào tạo lái xe phòng thủ bắt buộc để được cấp giấy phép; trong những trường hợp khác, thành phố theo dõi những nhân viên đã hoàn thành khóa đào tạo là không chính xác, ”Rois viết. “Ngoài ra, máy chấm công không phải lúc nào cũng xem xét một cách thích hợp các yêu cầu hoàn trả số dặm trước khi phê duyệt.”

“Người chấm công,” hoặc người giám sát phê duyệt yêu cầu hoàn trả tại sở tài chính của thành phố, đã không đảm bảo rằng biểu mẫu hoàn trả của nhân viên là chính xác trong một số trường hợp. Một số nhân viên đã nhận được khoản tiền hoàn lại của họ trước khi nộp đơn để được trả tiền, khiến những người giám sát đó khó xác minh rằng quãng đường đi là “chính xác và phù hợp”. Thành phố hiện không đào tạo giám sát viên về quy trình.

Julia Cooper, giám đốc tài chính của thành phố, đánh giá cao công việc của văn phòng kiểm toán thành phố và chúng tôi sẵn sàng đề xuất cải thiện dịch vụ mà chúng tôi cung cấp cho tổ chức.

Văn phòng của Rois cũng nhận thấy rằng do quá trình phê duyệt lâu dài đối với một số hình thức bồi hoàn, nhiều nhân viên đã phải đợi nhiều tuần trước khi họ được hoàn trả cho các khoản thanh toán nhỏ như $ 7.

Sự chấp thuận cho các khoản bồi hoàn khác nhau tùy theo loại bồi hoàn mà nhân viên đang yêu cầu, điều đó có nghĩa là một số yêu cầu phải trải qua tới năm hoặc sáu giám sát viên và bộ phận khác nhau trước khi nhân viên có thể lấy lại tiền.

Các khoản bồi hoàn nhỏ hơn, như đỗ xe, phí cầu đường và giao thông địa phương, đòi hỏi một quá trình phê duyệt dài hơn. Báo cáo nói rằng những chi phí đó chiếm khoảng 20 phần trăm của tất cả các yêu cầu hoàn trả.

Rois cho biết trong báo cáo: “Mặc dù số tiền trung bình của một khoản bồi hoàn khi đỗ xe, phí hoặc giao thông địa phương là khoảng 13 đô la cho mỗi hạng mục, nhưng trong nhiều trường hợp, thời gian của nhiều người phê duyệt có thể đã vượt quá giá trị của những khoản bồi hoàn nhỏ này. “Vì lợi ích của hiệu quả, Thành phố nên xem xét và đơn giản hóa quy trình này.”

Nhưng đó không phải là trường hợp của tất cả mọi người. Một số khoản bồi hoàn lớn hơn chỉ cần sự chấp thuận của một người quản lý, có nghĩa là nhân viên sẽ nhận lại tiền sau một tuần hoặc ít hơn. Trong một ví dụ, một nhân viên lái xe đến một hội nghị ở Sacramento và yêu cầu khoản phí hoàn trả 105 đô la cho chi phí đi lại, khoản phí này chỉ cần được một người giám sát chấp thuận và sẽ được hoàn lại trong lần trả lương tiếp theo của nhân viên.

Trước những phát hiện này, kiểm toán viên thành phố đã đưa ra một số khuyến nghị nhằm tăng cường chính sách của thành phố đồng thời cập nhật và theo dõi tính chính xác của danh sách nhân viên, triển khai hệ thống bồi hoàn điện tử, đơn giản hóa quy trình phê duyệt và phát triển các chính sách mạnh mẽ hơn nhằm đào tạo nhân viên tốt hơn. bồi hoàn cho nhân viên.

Kiểm toán viên thành phố sẽ báo cáo những phát hiện này cho Hội đồng thành phố tại cuộc họp 27 tháng Tám.

Liên lạc với Nadia Lopez tại [email được bảo vệ] hoặc theo dõi @n_llopez trên Twitter.