Thủ đô của Thung lũng Silicon vật lộn với hệ thống email

Bất chấp những lời phàn nàn và thất vọng từ thị trưởng về nền tảng email của San Jose, thành phố không đủ khả năng để chuyển đổi hệ điều hành của mình.

“Loại hình di cư và chuyển đổi đó sẽ là một dự án lớn đối với (khoảng) 7,000 nhân viên thành phố,” Giám đốc Thông tin Rob Lloyd nói với San José Spotlight.

San José Spotlight tuần trước tiết lộ rằng Thị trưởng Sam Liccardo chủ yếu dựa vào tài khoản Gmail riêng tư của anh ấy để tiến hành kinh doanh thành phố. Hơn 1,600 trang hồ sơ được phát hành cho San José Spotlight và luật sư Karl Olson của nó cho thấy Liccardo gửi và nhận hàng trăm tin nhắn liên quan đến thành phố mỗi tháng thông qua tài khoản cá nhân của mình.

Thị trưởng đã phải đối mặt với sự giám sát kỹ lưỡng — và một vụ án của Tòa án tối cao vào năm 2017—Qua việc sử dụng tài khoản email cá nhân của anh ấy. Các chuyên gia tự do ngôn luận và luật sư truyền thông nói rằng việc sử dụng email riêng tư để tiến hành công việc kinh doanh của thành phố có thể dẫn đến vi phạm Đạo luật Hồ sơ Công cộng của California. Liccardo cũng có không thể chuyển các email riêng tư phải được ghi công khai, theo báo cáo độc quyền của San José Spotlight.

Liccardo tuyên bố anh ta dựa vào tài khoản cá nhân của mình, mặc dù nó làm dấy lên lo ngại về tính minh bạch, bởi vì hệ thống Microsoft Outlook của thành phố không hoạt động với anh ta. Ông cho biết các vấn đề với email không gửi, đồng bộ hóa và dịch vụ chậm.

Liccardo nói với San José Spotlight tuần trước: “Chúng tôi nhận thấy rằng các email đang được gửi trong hộp thư đi thay vì thực sự được gửi đi và tôi sẽ không biết về điều đó cho đến vài tuần sau đó. “Vì vậy, sử dụng Gmail sẽ dễ dàng hơn”.

Thị trưởng từ chối bình luận thêm trong tuần này.

Một vấn đề đã biết

Liccardo cho biết các vấn đề với Microsoft Outlook — bao gồm sự cố, không cập nhật lời mời trên lịch và chậm trễ trong việc truy cập Zoom — khiến anh và nhân viên của mình khó hoàn thành công việc.

Lloyd cho biết, các vấn đề về đồng bộ hóa và sự cố luôn tồn tại, nhưng ngày càng rõ ràng hơn trong hai năm qua, đặc biệt là trong đại dịch COVID-19 khi lượng truy cập trên trang web của thành phố tăng cường.

“Hiện tại, chúng tôi có một công chúng rất kỹ thuật số và một lực lượng lao động rất kỹ thuật số,” Lloyd nói. "Những công cụ này đến từ một thế hệ khi điều đó không nhất thiết phải như vậy."

Làm việc với công nghệ lạc hậu cũng khiến các quan chức thành phố khác thất vọng. Nghị viên San Jose Dev Davis sử dụng một cơ sở dữ liệu riêng biệt để theo dõi các thắc mắc và quan tâm của cư dân.

Davis nói với San José Spotlight: “Những mối quan tâm này với (Outlook) đã được ghi lại đầy đủ. "Chúng là những chức năng cơ bản không hoạt động."

Trong cuộc họp của Hội đồng thành phố vào tháng 9.7, Davis đã liệt kê một số mối quan tâm với nhà cung cấp email khi các thành viên hội đồng thảo luận về việc gia hạn hợp đồng của Microsoft. Tuy nhiên, thị trưởng và các đồng nghiệp của ông đã bỏ phiếu nhất trí gia hạn hợp đồng trong XNUMX năm và trả cho công ty công nghệ này XNUMX triệu đô la. Liccardo và Davis đã yêu cầu thành phố làm việc với Microsoft để giải quyết các vấn đề và báo cáo về các giải pháp vào cuối năm nay.

Microsoft từ chối bình luận thông qua người phát ngôn.

Tìm kiếm giải pháp

Lloyd cho biết San Jose đang làm việc với Microsoft về những vấn đề này. Thách thức là xác định nguyên nhân gốc rễ và thử nghiệm các giải pháp trước khi triển khai các thay đổi. Nó không phải là một sửa chữa nhanh chóng.

Lloyd cho biết, các nhóm xử lý email từ công chúng, chẳng hạn như email gửi cho các ủy viên hội đồng thành phố, bị ảnh hưởng bởi sự cố của Outlook, mặc dù đó không phải là một phần lớn lực lượng lao động của Tòa thị chính.

Menu dịch vụ của Microsoft tiếp tục là một nền tảng phổ biến của chính phủ do sự tích hợp độc quyền của các chương trình với các bộ phận như nhân sự và biên chế. Google Workspace không cung cấp các dịch vụ như vậy.

Lloyd chỉ ra rằng một giải pháp kết hợp có thể hoạt động trong tương lai. Ông cho biết Los Angeles đã giữ một số lượng lớn giấy phép của Microsoft khi thành phố chuyển sang nền tảng của Google vào năm 2009.

Hiện tại, San Jose đã loại bỏ một chương trình thử nghiệm đã được thảo luận trước đó với Google Workspace.

Hợp đồng 2.4 năm với Google sẽ khiến San Jose phải trả trước ít hơn khoảng XNUMX triệu đô la. Nhưng nó sẽ được rửa sạch sau khi trả chi phí chuyển đổi và các chương trình cần thiết của Microsoft, Lloyd cho biết tại cuộc họp hội đồng tháng XNUMX.

Lloyd nói với San José Spotlight: “Nếu bạn nhìn vào tất cả các chính phủ, Microsoft vẫn là công ty chiếm ưu thế cho đến nay. “Nhưng tôi nghĩ khi thời gian trôi qua, bạn sẽ tiếp tục thấy mọi người chuyển đổi.”

Liên hệ Trần Nguyễn tại [email được bảo vệ] hoặc theo @nguyenntrann trên Twitter.