San Jose đã nhận được hơn 200 triệu đô la viện trợ coronavirus. Bây giờ nó sẽ phải theo dõi chi phí của mình

San Jose đã dẫn đầu nhiều nỗ lực đáp ứng coronavirus của khu vực, nhưng các quan chức vẫn đang tìm cách làm thế nào để theo dõi các chi phí liên quan để thành phố không phải trả toàn bộ hóa đơn trong khi phải đối mặt với thiếu hụt ngân sách lớn.

Bây giờ các quan chức của San Jose sắp thuê một chuyên gia tư vấn bên ngoài để theo dõi và giúp hướng dẫn cách các quỹ cứu trợ coronavirus được chi tiêu và ghi lại.

Chuyên gia tư vấn sẽ giúp đảm bảo những nỗ lực đó vẫn đủ điều kiện để được bồi hoàn thông qua một loạt các chương trình của liên bang và tiểu bang đi kèm với các yêu cầu phức tạp và đôi khi rất khác với các cuộc khủng hoảng khác mà thành phố đã phải đối mặt trước đây, Lee Wilcox, giám đốc nhân viên của ban quản lý thành phố văn phòng, nói với các ủy viên hội đồng tuần này.

Điều này là do khối lượng tài liệu, sự đa dạng của các chương trình mới, số tiền tài trợ từ chính phủ liên bang - rất đáng kể - mà còn từ nhiều loại tài trợ khác nhau có quy trình tài liệu rất khác nhau, ông nói.

Cho đến nay, San Jose đã nhận được hơn 200 triệu đô la viện trợ cho virus coronavirus, bao gồm cả khoản đô la liên bang lớn nhất cho một cuộc khủng hoảng trong lịch sử thành phố, theo một ghi nhớ gần đây bởi các ủy viên hội đồng Maya Esparza, Sergio Jimenez và Johnny Khamis.

Hầu hết các khoản tài trợ đó đến từ Đạo luật CARES liên bang đi kèm với các điều khoản và điều kiện liên bang của By By Byantant về cách thức chi tiêu tiền, theo các ủy viên hội đồng.

San Jose cũng đã nhận được viện trợ từ Bộ Phát triển Nhà và Đô thị Hoa Kỳ, tiểu bang vì phản ứng vô gia cư khẩn cấp và Bộ Tư pháp Hoa Kỳ.

Nhưng khoản tài trợ phức tạp nhất mà San Jose đang thực hiện sau đến từ Cơ quan Quản lý Khẩn cấp Liên bang, hay Fema. Tiền đó đi kèm với các yêu cầu xung quanh cách thành phố trao hợp đồng cho các dịch vụ, lập hóa đơn và chỉ có thể được chi cho những nỗ lực nhất định. San Jose đã yêu cầu 25 triệu đô la từ cơ quan cho đến nay.

“Tôi chỉ muốn đảm bảo rằng chúng tôi tận dụng hết nguồn vốn để không phải trả lại chúng,” ông Khamis nói trong một cuộc họp tuần này. thảo luận công khai về vấn đề này. Anh ấy đã ký vào bản ghi nhớ để đảm bảo rằng thành phố đang “chi tiêu (các khoản tiền) mà họ phải đi và không và không để mất cơ hội.”

A kiểm toán sơ bộ về việc giữ kỷ lục chi phí coronavirus của thành phố cho thấy các quan chức đã tạo ra một số hệ thống để theo dõi bao nhiêu thời gian, tiền bạc và các nguồn lực khác đã được sử dụng để cố gắng làm giảm bớt sự căng thẳng của đại dịch khiến nhiều người phải ngừng sống trong nhiều tháng.

Nhà tư vấn Witt O'Brien, người đã làm việc với thành phố sau khi ứng phó với lũ Coyote Creek 2017, đã giúp đỡ trong cuộc khủng hoảng hiện nay, các quan chức cho biết.

Nhưng coronavirus rất khác với lũ lụt và vẫn còn một chặng đường dài để đảm bảo thành phố đang theo dõi tất cả các chi phí để họ có thể được thanh toán bằng đô la của tiểu bang và liên bang, theo một cuộc kiểm toán của Kiểm toán viên Thành phố Joe Rois.

Quan trọng là chúng tôi có được các hệ thống tại chỗ càng sớm càng tốt để đảm bảo thành phố có thể tối đa hóa các khoản bồi hoàn của liên bang hoặc tiểu bang một cách kịp thời, ông nói với các ủy viên hội đồng trong tuần này.

Nhiều đề xuất của Rois tập trung vào việc tạo ra các hệ thống mới, tập trung để theo dõi thời gian và tài liệu cũng như thu hút các đối tác cộng đồng tham gia vào các quy trình đó.

Những khuyến nghị đó đến vào thời điểm mà nhiều nhân viên thành phố đã thực hiện các nhiệm vụ hoặc công việc mới để giúp đối phó với phản ứng khẩn cấp của coronavirus, khiến mọi nỗ lực trở nên phức tạp hơn.

Bây giờ thành phố đang tìm cách thuê một nhà tư vấn bên ngoài để đóng một số khoảng trống đó. Bản ghi nhớ của Esparza, Jimenez và Khamis đề nghị thành phố thuê một người như Harvey M. Rose Associates, một kiểm toán viên khu vực công nổi tiếng ở Vùng Vịnh.

“Chúng tôi thấy mình là thành phố trong những hoàn cảnh chưa từng có và tôi không nghĩ rằng bất kỳ người nào trong thành phố của chúng tôi có kinh nghiệm cần thiết để đối phó với loại tài trợ liên bang này ngoài tất cả các nhiệm vụ khác mà chúng tôi phải đối mặt,” Esparza nói trong một cuộc họp trong tuần này.

Nhưng các quan chức thành phố đã làm việc để hỗ trợ thêm. Wilcox cho biết văn phòng của ông đang nói chuyện với một nhà tư vấn giấu tên, nhưng đó là “một cái tên mà không ai sẽ ngạc nhiên”.

Ông nói rằng họ không thể nêu tên nhà tư vấn vì các cuộc đàm phán đang diễn ra, nên được thực hiện trong tuần này.

Các quan chức sẽ trở lại sau hai tuần tới Ủy ban Chính phủ và Chính phủ mở của thành phố để thảo luận về mô tả công việc của nhà tư vấn mới. Không rõ hợp đồng sẽ có giá bao nhiêu, nhưng các nhà lập pháp trong tuần của ông cho rằng nó có thể được trả mặc dù tài trợ theo Đạo luật CARES.

Liên lạc với Janice Bitters tại [email được bảo vệ] hoặc theo dõi @JaniceBitters trên Twitter.