Santa Clara vấp phải luật lệ thành phố với các hợp đồng quan hệ công chúng của Ca sĩ

Hai năm sau khi các quan chức của Santa Clara làm việc để sửa chữa một hợp đồng công khai bị phá hỏng, một cuộc điều tra của San José Spotlight cho thấy các nhà lãnh đạo thành phố đã lặp lại một số lỗi tương tự chỉ vài tháng sau khi thề sẽ không mắc lại những sai lầm đó.

Các tài liệu công khai cho thấy các quan chức thành phố đã không tuân theo quy tắc của thành phố, các mốc thời gian điển hình và các phương pháp hay nhất trong ngành khi đấu thầu một hợp đồng XNUMX con số béo bở - và tăng gấp đôi giá trị của các hợp đồng trong khi tìm kiếm giá thầu. Santa Clara cuối cùng đã trao hai hợp đồng quan hệ công chúng mới cho công ty Singer Associates Inc. nổi tiếng ở San Francisco.

San Jose Spotlight đã dành nhiều tháng để xem xét các hợp đồng sau khi Hội đồng thẩm phán dân sự quận Santa Clara cố gắng điều tra về vấn đề này, nhưng không thể kết thúc vì các bồi thẩm đã đấu tranh để có được thông tin từ thành phố.

Các hợp đồng của Singer Associates đã được hoàn tất vào tháng 2018 năm XNUMX, chưa đầy ba tháng sau khi các nhà lãnh đạo được bầu đồng ý trả tiền cho công ty PR Banner Public Affairs cho công việc được thực hiện mà không có hợp đồng được thực hiện đầy đủ, một vấn đề làm chậm trễ việc lập hóa đơn, thanh toán và cản trở khả năng quản lý của thành phố công việc của nhà tư vấn.

Và công việc bắt đầu sớm trở lại với Singer Associates, theo báo cáo thanh toán.

Các nhà lãnh đạo thành phố cũng tăng giá trị của các hợp đồng bằng cách kết hợp $ 100,000 giữa các đề xuất và trao giải cho các hợp đồng. Các tài liệu thu được từ tổ chức tin tức này vẽ ra một bức tranh về một quá trình vội vã, trong đó các nhà thầu tiềm năng chỉ cần 11 ngày để trả lời và chỉ có một giá thầu được gửi, thay vì ba yêu cầu theo mã của thành phố. Giá thầu đơn độc từ Ca sĩ đã được gửi vào ngày các quan chức thành phố đóng quy trình đấu thầu.

Nhiều chuyên gia nói với San José Spotlight, yêu cầu đấu thầu của thành phố, được gọi là Yêu cầu đủ điều kiện, không được đăng trực tuyến mặc dù đó là phương pháp hay nhất trong lĩnh vực mua sắm chính phủ.

Giáo sư Christopher Yukins, đồng giám đốc chương trình luật mua sắm chính phủ tại Trường Luật Đại học George Washington, cho biết: “Hệ thống Santa Clara không minh bạch và cởi mở như nó vốn có. "Tôi đã dành rất nhiều thời gian để xem xét các hệ thống mua sắm khác nhau, các luật khác nhau, các cơ hội và hệ thống khác nhau thực sự trên khắp thế giới, và điều này thực sự không minh bạch một cách đáng kể."

Hai hợp đồng đã không được Hội đồng Thành phố thông qua vì các quy tắc của thành phố cho phép Giám đốc Thành phố Deanna Santana ký các hợp đồng như vậy không quá 100,000 đô la - một quy tắc lâu đời. Một hợp đồng 100,000 đô la dành cho dịch vụ truyền thông cho thành phố trong khi cái kia là cho tới $ 100,000 dịch vụ cho chính quyền sân vận động, được giám sát bởi thành phố.

Đáng chú ý, Pete Hillan, một hiệu trưởng của Banner Public aff, người ở 2017 cũng đã lập hóa đơn cho thành phố làm việc trước khi hợp đồng được hoàn tất, gia nhập Singer Associates khoảng sáu tháng sau khi công ty giành được quy trình đấu thầu.

Chênh lệch $ 100,000

Khi các quan chức thành phố hai năm trước thảo luận về việc bắt đầu mới sau khi các hợp đồng Banner Publicairs được thực thi một cách ngớ ngẩn, Santana đã nói với các quan chức được bầu trong cuộc họp 2017 công khai vào tháng 11, cô dự định tìm kiếm một công ty PR mới thông qua quy trình cạnh tranh.

Khi yêu cầu chào giá được đưa ra, thành phố đã tìm cách trao hai hợp đồng PR không vượt quá $ 50,000 mỗi, hồ sơ mời thầu. Nhưng các hợp đồng của Singer được trao vào cuối tháng đó cuối cùng đã trở thành $ 100,000.

Các tờ định tuyến nội bộ được đính kèm với mỗi hợp đồng cho thấy một số tiền khác nhau đã được ghi ban đầu cho số tiền hợp đồng - nhưng đã bị xóa và đổi thành 100,000 đô la. Sự thay đổi đã được mô tả như một lỗi văn thư cho Tin tức sao Thủy năm ngoái.

Nhưng Santana nói trong một tuyên bố với San José Spotlight rằng giá trị của các hợp đồng đã tăng lên khi mà rõ ràng rằng nhu cầu liên lạc của chính quyền thành phố Santa Clara và Santa Clara lớn hơn nhiều so với xác định ban đầu, chủ yếu là do doanh thu nhân sự. Bà nói thêm rằng việc nhân đôi giá trị của các hợp đồng sau khi quá trình đấu thầu bắt đầu, không tạo thành bất kỳ hoạt động mua sắm bất thường nào.

Thành phố vào tháng 6 đã lặng lẽ gia hạn hợp đồng với Singer đã hết hạn vào đầu năm nay vì các quan chức chưa sử dụng dịch vụ PR trị giá $ 200,000 giữa hai hợp đồng. Cả hai hợp đồng sẽ kết thúc vào tháng 6 2020.

Kể từ tháng 8 23, Ca sĩ đã thực hiện công việc trị giá $ 36,897.50 cho thành phố và $ 21,361.12 cho hợp đồng Sân vận động. Khoảng $ 141,741 vẫn được sử dụng cho các hợp đồng cộng lại.

Dòng thời gian rút ngắn và một giá thầu

Các quan chức của Santa Clara đã mở quy trình đấu thầu vào tháng 1 5, 2018 và ngừng chấp nhận giá thầu chỉ 11 vài ngày sau đó vào tháng 1 16. Sáu trong số những ngày 11 là ngày làm việc.

Các quan chức thành phố cho biết việc đóng cửa một cuộc chào mời chính thức nhanh chóng không phải là điển hình, mặc dù không có quy tắc nào chống lại điều đó.

Không có quy tắc nào được đặt ra cho một khoảng thời gian thông báo, nhưng nói chung là ngày 10 cho những lần gạ gẫm không chính thức và ngày 30 cho những lời xúi giục chính thức, ông Sim Simrat Dhadli, phó thư ký thành phố của Santa Clara, cho biết trong một email gửi tới San Jose Spotlight.

Mặc dù quy tắc của thành phố yêu cầu ba giá thầu trong một cuộc mời thầu chính thức cho các hợp đồng vượt quá 50,000 đô la, một quan chức thành phố cho biết “không thể đảm bảo rằng chúng tôi có thể nhận được số lượng tối thiểu” cho mọi yêu cầu đấu thầu.

Mark Giovannetti, giám đốc bộ phận thu mua của thành phố, cho biết quảng cáo mời chào các doanh nghiệp địa phương là một vấn đề nan giải đối với Santa Clara nói với các ủy viên hội đồng năm nay. “Chúng tôi vô hình,” anh nói. “Tôi không nghĩ rằng họ biết về chúng tôi, những gì chúng tôi mua, cách họ có thể đủ điều kiện để được trao giải thưởng cho doanh nghiệp của chúng tôi.”

Trả lời các câu hỏi về quy trình trao giải thưởng và cách anh ấy biết được yêu cầu đấu thầu, Sam Singer, chủ sở hữu của công ty, cho biết trong một tuyên bố chung rằng công ty của anh ấy thường “được các cơ quan chính phủ và tập đoàn tìm kiếm để hỗ trợ về các vấn đề quan trọng , ”Vì thành tích của nó.

Công việc bắt đầu mà không có chữ ký thành phố - một lần nữa

Adam Alberti, một đối tác của Singer Associates, đã ký hợp đồng vào cuối tháng 1, nhưng các quan chức thành phố đã đợi đến tháng 2 14 để ký hợp đồng với sân vận động và 15 để ký hợp đồng với thành phố, theo các tờ định tuyến.

Nhưng các báo cáo thanh toán cho thấy Alberti đã lập hóa đơn cho thành phố trong 30 phút cho "vấn đề thảo luận và chiến lược lại giới nghiêm" vào ngày 8 tháng 5,000, khoảng một tuần trước khi thành phố xử lý hợp đồng, theo các tài liệu. Quy tắc của thành phố nói rằng các hợp đồng có giá trị từ XNUMX đô la trở lên yêu cầu thỏa thuận bằng văn bản trước khi thực hiện công việc.

Cuộc họp không xuất hiện trên lịch công khai mà một số quan chức nhất định - bao gồm luật sư thành phố, quản lý thành phố và các ủy viên hội đồng - được yêu cầu phải giữ để phản ánh các cuộc họp kinh doanh như vậy. Các quan chức thành phố cho biết họ không biết Alberti có thể đã gặp ai và cho rằng đó có thể là một cuộc thảo luận nội bộ tại Hiệp hội Ca sĩ.

Các quan chức cho biết văn phòng luật sư thành phố xác nhận vào thời điểm “không có rủi ro nào cho thành phố khi nhà tư vấn bắt đầu công việc,” bởi vì các quan chức của Singer đã ký hợp đồng.

Nhưng vào năm 2017, khi thành phố phải vật lộn với sự sụp đổ của hợp đồng Banner Public Affairs bị hỏng chưa được hoàn tất trước khi công việc bắt đầu, Luật sư thành phố Brian Doyle nói với các thành viên hội đồng rằng ông “thực sự đang giải quyết” vấn đề bắt đầu công việc trước khi hợp đồng được ký kết, thêm "Tôi thực sự không thích nó."

Tuần trước, cả Thị trưởng Lisa Gillmor và Ủy viên Hội đồng Teresa O'Neill đều nói rằng họ không hiểu biết về quy trình mua sắm trong các hợp đồng với Singer.

Người quản lý thành phố nói với chúng tôi rằng họ sẽ thu hút sự giúp đỡ về truyền thông và cô ấy có toàn quyền thu hút các hồ sơ dự thầu, ông Keith Gillmor nói trong một cuộc phỏng vấn hôm thứ Sáu.

O'Neill cho biết họ sẽ đặt "cờ đỏ" cho cô nếu thành phố không tuân theo các thông lệ tốt nhất hoặc thay đổi giá trị hợp đồng sau khi đấu thầu. Cô lưu ý thành phố đã có những bước tiến gần đây để tập trung các quy trình lỗi thời và cải thiện thực hành mua sắm. Chúng tôi đã đầu tư rất nhiều tiền để cố gắng thuê người để đặt đúng loại cấu trúc, ông O'Neill nói.

Tìm kiếm 'lửa'

Thuê ca sĩ cho hai hợp đồng quan hệ công chúng trên phạm vi rộng dường như không được công chúng biết đến cho đến nhiều tháng sau khi hợp đồng được ký kết.

Vào tháng 2018 năm XNUMX, thành phố dựa vào công ty PR, chuyên quản lý khủng hoảng, để đối phó với sự cố từ việc cựu Ủy viên Hội đồng Dominic Caserta từ chức do các cáo buộc quấy rối tình dục từ các sinh viên cũ, khiến một số người tin vào thời điểm đó. đó là lý do tại sao Singer đã được thuê.

Cùng tuần đó, thành phố đã tuyên bố chiến thắng trong một cuộc chiến cao cấp về tiền thuê nhà tại Sân vận động Levi's với San Francisco 49ers, thực hiện các cuộc phỏng vấn trên TV và xuất hiện trên các tờ báo địa phương. Nhưng các quan chức nhóm đã sử dụng thông báo để chú ý trực tiếp đến các hợp đồng, cho thấy một cái gì đó là không ổn. Đáng chú ý, Gillmor và 49ers đã có mối quan hệ gây tranh cãi công khai trong nhiều năm.

Đó là điều đã khiến Anthony Becker, một Santa Claran lâu năm, yêu cầu Ban giám khảo dân sự xem xét các hợp đồng vào năm ngoái, nói với các bồi thẩm viên, "ở đâu có khói, ở đó phải có lửa," ông nói.

Becker, chủ tịch ủy ban kế hoạch hiện tại của thành phố, đang tranh cử thị trưởng chống lại Gillmor, người dễ dàng tái đắc cử.

“Tôi nghĩ đây là một tiến sĩ xoay quanh chính trị mà họ đang sử dụng tiền đóng thuế và họ đang làm việc đó trên các hợp đồng riêng biệt nên không cần phải thông qua Hội đồng Thành phố,” Becker nói trong một cuộc phỏng vấn gần đây. "Họ không phải bỏ phiếu về nó và công chúng không cần phải biết về nó."

Nếu khoản phí đó được xác định là đúng, nó sẽ là vi phạm quy tắc của thành phố. Một bồi thẩm đoàn dân sự quận Santa Clara đã cố gắng điều tra các thủ tục mua sắm của thành phố, tìm kiếm thông tin về các hợp đồng của Ca sĩ, cùng với các tài liệu liên quan đến Công vụ Banner. Nhưng Grand Jury đã gặp phải nhiều tháng cản trở trong cuộc điều tra của mình, khiến các bồi thẩm viên thay vào đó xem xét kỹ hơn sự tuân thủ của thành phố với Đạo luật Hồ sơ Công cộng California.

“Do Thành phố không đáp ứng các yêu cầu CPRA của mình sau ba tháng, Grand Jury đã kết luận rằng cuộc điều tra của họ về quy trình mua sắm của Thành phố đã trở nên vô ích,” một bài viết Báo cáo trang 18 được phát hành bởi Civil Grand Jury vào tháng Sáu. “Theo đó, Grand Jury đã thay đổi trọng tâm của cuộc điều tra sang việc Thành phố tuân thủ CPRA.”

Santana tuần trước tuyên bố rằng các bồi thẩm đã xóa thành phố sai phạm khi nói đến hợp đồng Ca sĩ trong một cuộc họp riêng, mặc dù báo cáo nêu rõ bồi thẩm đoàn không thể hoàn thành cuộc điều tra đó.

Người phát ngôn của Tòa Thượng thẩm Quận Santa Clara nói với San José Spotlight rằng các cuộc họp là bí mật và từ chối trả lời các nhận xét của Santana.

Liên lạc với Janice Bitters tại [email được bảo vệ] hoặc theo dõi @JaniceBitters trên Twitter.

Ghi chú của biên tập viên: Câu chuyện này đã được cập nhật để phản ánh rằng thành phố đã vi phạm một phần của bộ luật thành phố, không phải điều lệ thành phố, đây là một tài liệu riêng biệt. Cả hai văn bản đều là những quy tắc bằng văn bản mà thành phố phải tuân theo.