Santa Clara không tuân thủ luật hồ sơ, báo cáo của Civil Grand Jury nói

Một đại bồi thẩm đoàn dân sự tuần này đã đưa ra một báo cáo gay gắt về việc Santa Clara bị cáo buộc không tuân thủ luật hồ sơ công khai của tiểu bang - một báo cáo mà các quan chức thành phố đang tranh chấp.

Luật này, được gọi là Đạo luật Hồ sơ Công cộng California, ngày trở lại 1968 và cho phép mọi người nhìn và nhận các tài liệu được tạo và lưu giữ bởi các cơ quan chính phủ, chỉ với một vài ngoại lệ được xác định hẹp. Nó phác thảo các yêu cầu nghiêm ngặt về thời gian một cơ quan chính phủ phải trả lời các yêu cầu và cung cấp tài liệu.

Trong một báo cáo trang 18 được công bố hôm thứ ba, Hội đồng thẩm phán dân sự quận Santa Clara cho biết những gì bắt đầu khi một cuộc điều tra về các thủ tục hợp đồng tại thành phố và Chính quyền sân vận động Santa Clara đã chuyển thành một bản đánh giá về sự tuân thủ luật pháp của thành phố khi ông lớn bồi thẩm đoàn đấu tranh để có được thông tin nó đã yêu cầu. Báo cáo được gọi là Thành phố Santa Clara: Truy cập hồ sơ công cộng, The Paper Chase.

“Sau khi gặp phải nhiều trở ngại, bao gồm phản hồi không đầy đủ từ Thành phố đối với các yêu cầu tài liệu của mình và sự thiếu hợp tác trong việc lên lịch các cuộc phỏng vấn của Grand Jury, Grand Jury đã chuyển trọng tâm cuộc điều tra của mình sang việc Thành phố xử lý các yêu cầu theo CPRA,” báo cáo cho biết .

Cơ quan tư pháp điều tra kết luận rằng Santa Clara không tuân thủ luật hồ sơ công khai, gọi quy trình của thành phố là "một công việc khó khăn và tốn thời gian", đồng thời lưu ý rằng thời gian phản hồi cho những tài liệu như vậy trong quý đầu tiên của năm 2019 đã nhiều hơn tăng gấp đôi so với năm 2018.

“Thành phố Santa Clara (Thành phố) nằm giữa Thung lũng Silicon với tất cả các nguồn lực và sự nhạy bén về kỹ thuật của khu vực,” báo cáo nêu rõ. “Tuy nhiên, Hội đồng Giám khảo Dân sự Quận Santa Clara 2018-19 (Grand Jury) nhận thấy việc lưu trữ hồ sơ của Thành phố là vô tổ chức và các cấp độ nhân sự của thành phố không đủ để xử lý các yêu cầu CPRA tuân thủ các yêu cầu của luật pháp.”

Nhưng các quan chức thành phố Santa Clara đã bác bỏ những phát hiện trong một tuyên bố với San José Spotlight hôm thứ Tư, thừa nhận những thách thức trong việc đáp ứng các yêu cầu trong khi khẳng định thành phố không vi phạm luật tiểu bang.

“Khối lượng yêu cầu CPRA, trong đó có nhiều yêu cầu phức tạp, tiếp tục thu hút từ các nguồn lực hạn chế của chúng tôi với tư cách là một thành phố, tuy nhiên, thành phố tiếp tục minh bạch, đáp ứng và tuân thủ các yêu cầu của CPRA,” tuyên bố của thành phố cho biết.

Báo cáo của bồi thẩm đoàn nêu ra nhiều tháng nỗ lực, từ tháng 2018 năm 2019 đến tháng XNUMX năm XNUMX, để lấy các tài liệu từ thành phố liên quan đến các hóa đơn và hợp đồng khác nhau. Trong thời gian đó, bồi thẩm đoàn đã nhận được những hồ sơ không đầy đủ, một phần hoặc thiếu thông tin, báo cáo cho biết.

Trong các cuộc phỏng vấn và đến xem xét các tài liệu tại Tòa thị chính, đại bồi thẩm đoàn cho biết họ biết rằng chỉ có một người được đào tạo về luật và không có quy trình toàn thành phố bằng văn bản để đáp ứng các yêu cầu đó.

Nhưng các quan chức Santa Clara cho biết điều đó không đúng. Thành phố có một chính sách hiện đang “được hiện đại hóa để xem xét việc thay đổi nhân viên công nghệ và nguồn lực”, họ cho biết thêm rằng “nhiều nhân viên” được đào tạo để đáp ứng các yêu cầu hồ sơ như vậy.

Các quan chức của Santa Clara cho biết hôm thứ Tư rằng báo cáo của bồi thẩm đoàn là tập trung vào một trong những khu vực khoảng cách của thành phố. Các quan chức đã biết về khoảng cách đó kể từ tháng 1 2018, ngay sau khi thuê Giám đốc Thành phố Deanna Santana, người đã thừa nhận sự cần thiết phải cải thiện thành phố lưu trữ hồ sơ, theo thành phố.

Để đáp ứng nhu cầu đó, thành phố đã thuê một người quản lý hồ sơ công cộng trong những tháng gần đây, người được giao nhiệm vụ tập trung các hồ sơ của thành phố.

Bồi thẩm đoàn lớn lưu ý rằng Santa Clara đã mua các hệ thống quản lý hồ sơ 18 từ nhiều tháng trước và kêu gọi thành phố xây dựng các hệ thống này và vận hành vào cuối năm nay. Nhưng các quan chức thành phố cho biết hệ thống hiện tại đang hoạt động theo luật pháp và đẩy lùi dòng thời gian đó.

“Hội đồng giám khảo dân sự thừa nhận một phần các bước mà thành phố đã thực hiện để cải thiện [sic] quy trình của mình, nhưng đặt ra một khung thời gian không thực tế cho ban lãnh đạo điều hành, những người đã tại vị trong vòng chưa đầy hai năm và một người quản lý hồ sơ công trong thời gian dưới sáu tháng, để phát triển và triển khai các hệ thống phức tạp và có tầm ảnh hưởng sâu rộng trong toàn bộ cơ sở hạ tầng hành chính thành phố, ”tuyên bố của thành phố cho biết.

Đại diện cho ban giám khảo đã không trả lời ngay lập tức yêu cầu bình luận hôm thứ Tư. Các nhân viên của Santa Clara sẽ đưa ra phản hồi chính thức cho báo cáo vào cuối tháng XNUMX hoặc đầu tháng XNUMX. Trong khi đó, các quan chức thành phố cho biết sự tham gia và minh bạch của cộng đồng là một trong những mục tiêu của Hội đồng thành phố.

“Thành phố đã báo cáo và thiết lập các phương pháp mới đang thúc đẩy các phương thức hiện đại để quản lý hồ sơ,” tuyên bố của Santa Clara cho biết. “Trong tương lai, thành phố vẫn cam kết cải thiện quy trình quản lý hồ sơ công khai và tăng cường tính minh bạch.”

Liên lạc với Janice Bitters tại [email được bảo vệ] hoặc theo dõi @JaniceBitters trên Twitter.