Các nhà lãnh đạo Santa Clara thất vọng để nghiền ngẫm $ 500K trong trung tâm hội nghị tiềm năng với chi phí quá cao

Các nhà lãnh đạo của Santa Clara thất vọng đã quyết định gặp riêng vào hôm thứ Ba để giải quyết một cuộc kiểm toán gần đây cho rằng Phòng Thương mại Santa Clara trước đây nợ thành phố gần 580,000 đô la vì bị cáo buộc thanh toán quá mức trong khi điều hành trung tâm hội nghị của thành phố và Phòng Hội nghị-Du khách, hoặc CVB.

Báo cáo, bởi nhà tư vấn thuê thành phố TAP International, chi tiết về năm năm chi phí đáng ngờ mà thành phố phải trả như một phần trong hợp đồng của phòng để quản lý trung tâm hội nghị, một thỏa thuận đã được thực hiện kể từ 1975. Hợp đồng đó đã kết thúc vào năm nay sau khi TAP International phát hiện trong một cuộc kiểm toán riêng biệt rằng trung tâm hội nghị thuộc sở hữu công không được quản lý “với sự quản lý thích hợp, trách nhiệm giải trình và minh bạch”, theo tài liệu của thành phố.

Buồng, mà tnăm của anh ấy được đổi thương hiệu từ Phòng Thương mại Santa Clara đến Phòng Thương mại Trung tâm Thung lũng Silicon, cho biết họ đã nhận được cuộc kiểm toán vào tuần trước và có thể làm sáng tỏ một số vấn đề.

Chúng tôi đã trải qua (báo cáo) nhưng chúng tôi chưa có cơ hội gặp gỡ với tư cách là một hội đồng quản trị đầy đủ, Chủ tịch và Giám đốc điều hành của Chamber Chamber Nick Kaspar nói trong một tuyên bố với San José Spotlight. Chúng tôi có một số câu hỏi và những điều có thể được làm sáng tỏ. Mục tiêu của chúng tôi là hợp tác với thành phố để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng để chúng tôi có thể tiếp tục công việc chúng tôi đang làm với thành phố và tiến về phía trước.

Các nhà lãnh đạo phòng sẽ gặp các quan chức thành phố để trình bày các tài liệu và lập luận mới để đẩy lùi một số phát hiện, Kaspar nói, nhưng một số lãnh đạo thành phố vẫn còn hoài nghi.

“Tôi thấy vô cùng đáng lo ngại khi điều này đã xảy ra,” Thị trưởng Lisa Gillmor cho biết vào tối thứ Ba. “Tôi nghĩ rằng đã có 30 năm điều này có thể xảy ra và tôi nghĩ đến hàng triệu đô la công quỹ tiềm năng đã được chi tiêu không đúng cách. Đây là hơn nửa triệu (đô la) trong số đó tôi muốn đảm bảo rằng chúng tôi sẽ tham gia phiên họp kín và chúng tôi sẽ thảo luận về điều này và công chúng được hoàn trả đầy đủ cho tất cả những điều này. ”

Denise Callahan, cố vấn chính của TAP International, nói với các ủy viên hội đồng hôm thứ Ba rằng một số khoản tiền được lập hóa đơn quá mức được cho là khá ngắn và khô khan, nhưng phần lớn số tiền - trị giá 448,068 đô la - đến từ một nguồn duy nhất và có nhiều sắc thái hơn. .

Sắc thái là ở cách các quan chức thành phố giải thích hợp đồng của phòng, trong đó đề nghị một khoản thanh toán tối đa, hoặc số tiền "không vượt quá", để vận hành trung tâm hội nghị. Thành phố đã trả tiền hàng tháng cho các dịch vụ lên đến 1.5 triệu đô la mỗi năm. Nhưng buồng đã chi ít hơn đáng kể để vận hành trung tâm hội nghị.

TAP International giải thích hợp đồng có nghĩa là các khoản tiền chưa sử dụng phải được trả lại cho thành phố vì điều đó không vượt quá ngôn ngữ, thường được sử dụng trong các thỏa thuận khi công việc được hoàn thành và sau đó được lập hóa đơn với số tiền tối đa.

“Đây là lý do tại sao chúng tôi nói rằng bạn cần xem xét liệu bạn có muốn thu những khoản tiền chưa sử dụng đó hay không, bởi vì thông thường theo hợp đồng 'không vượt quá', bạn không gặp vấn đề này ... vì việc thanh toán được thực hiện còn nợ hoặc sau khi dịch vụ được cung cấp , ”Callahan nói. “Trong trường hợp này… thành phố, hàng tháng, thường xuyên phân bổ phần trả góp của họ cho nhà thầu (phòng).”

Trong khi đó, các chi phí khác lại đơn giản hơn một chút. Ví dụ, những bữa tối đắt tiền đã giương cao cờ đỏ vì hợp đồng của buồng chỉ cho phép chi phí ăn sáng và ăn trưa. Trong các trường hợp khác, các khoản chi phí không thể được xác thực vì thiếu tài liệu, theo Tap International.

Nhìn chung, cuộc kiểm toán đã phát hiện ra rằng trong số gần 312,000 đô la tiền phí thẻ tín dụng được xem xét, 52,940 đô la thuộc ba loại: Không được phép, đáng nghi vấn hoặc không thể xác minh. Trong số đó, 25,263 đô la nằm trong danh mục “không được phép”, báo cáo nêu rõ.

Nghị viên Kathy Watanabe cho biết: “Tôi rất vui vì chúng tôi sẽ đưa vấn đề này ra phiên họp kín vì tôi có rất nhiều lo ngại về danh sách các khoản chi phí có vấn đề. "Mọi người đã ăn ngon miệng, đặc biệt là ở Piatti's và Il Fornaio, về cơ bản là đồng xu của thành phố."

Trong một trường hợp khác, TAP International khuyến nghị thành phố nên được hoàn trả $ 50,267 trong các chi phí vượt trội. Phòng này đã thực hành phân bổ phần trăm 80 chi phí quản lý và chi phí quản lý cho các hoạt động cho thành phố và chi trả cho phần trăm 20 của chính các chi phí đó. Sử dụng tính toán đó, phòng đã tính phí thành phố hơn $ 10,500, báo cáo được tìm thấy.

Nhưng đó không phải là một cách điển hình để phân phối phí trên không, Callahan nói. Sử dụng “một phương pháp luận tiêu chuẩn” để tính toán các khoản phân bổ như vậy, cuộc kiểm toán phát hiện ra rằng phòng đã tính phí thành phố quá mức 60,819 đô la cho chi phí hành chính.

Báo cáo cũng đặt câu hỏi về một số khoản thanh toán tiền lương cho nhân viên mà TAP International không thể xác nhận là để làm việc cho trung tâm hội nghị và các khoản thanh toán thôi việc mà Kaspar cho biết đã được Hội đồng thành phố phê duyệt.

TAP International đề nghị các quan chức khởi động một cuộc điều tra riêng biệt về việc liệu buồng có vi phạm luật tiểu bang trong một số vụ việc riêng biệt hay không, đặc biệt liên quan đến việc liệu quỹ công có được sử dụng để thu hút một thành viên tiềm năng của buồng hay không và lo ngại về việc sử dụng thẻ quà tặng rộng rãi của buồng. Giám đốc Thành phố Deanna Santana nói với kiểm toán viên rằng các vấn đề đã được Luật sư Thành phố Brian Doyle chú ý.

Vào tháng 3, Quản lý địa điểm Spectra tiếp quản các hoạt động hàng ngày của trung tâm hội nghị sau khi các quan chức thành phố đã chọn chấm dứt hợp đồng của thành phố với phòng.

Santa Clara tăng cường nhân sự cho dự án lớn 'Có liên quan'

Các quan chức thành phố Santa Clara hôm thứ Ba cũng đã phê duyệt việc bổ sung một loạt các nhà thầu mới và các vị trí nhân viên để thúc đẩy một trong những sự phát triển lớn nhất ở Thung lũng Silicon: dự án Santa Clara có diện tích 9.2 triệu foot vuông. Nhà phát triển có trụ sở tại Thành phố New York đang chuẩn bị bắt đầu gửi “một số kế hoạch và ứng dụng” cho hai giai đoạn đầu tiên của quá trình phát triển lớn.

Santa Clara hiện không có nhân viên để làm việc thông qua tất cả các ứng dụng đó, vì vậy nó đã đạt được thỏa thuận với nhà phát triển.

Hợp đồng mới 12 và tám vị trí nhân viên mới sẽ được The Cos liên quan thanh toán. Thỏa thuận hứa hẹn sẽ sử dụng các nhà thầu và nhân viên bổ sung đó để xúc tiến công việc trên các giấy phép khác nhau cho hai giai đoạn đầu của quá trình phát triển sử dụng hỗn hợp sẽ tăng lên một bãi rác một lần và sân golf hiện tại.

Các vị trí nhân viên mới, bao gồm một số kỹ sư và thanh tra viên cũng như một phó nguyên soái lửa, sẽ được thuê để làm việc gần như độc quyền cho các dự án liên quan đến Santa Clara.

Thời gian cho phép, các nhân viên này có thể làm việc cho các dự án khác của Thành phố, nhưng khi kế hoạch Dự án được đệ trình hoặc phát sinh các vấn đề liên quan đến Dự án, ưu tiên sẽ được dành cho dự án Santa Clara có liên quan, tài liệu của thành phố.

Liên quan sẽ thấy giảm phí cho một số chi phí hành chính nhất định vì nhà phát triển đang trả chi phí cho các chuyên gia tư vấn và nhân viên bổ sung, các tài liệu lưu ý.

Theo các tài liệu của thành phố, các công ty hợp đồng 12 sẽ được trả tối đa tổng cộng là $ 5 trong vòng năm năm tới. Công ty cũng dự kiến ​​sẽ trả gần $ 2 triệu cho tiền lương và lợi ích cho tám nhân viên.

Liên lạc với Janice Bitters tại [email được bảo vệ] hoặc theo dõi @JaniceBitters trên Twitter.