Santa Clara no cumple con la ley de registros, según el informe del Gran Jurado Civil

Un gran jurado civil publicó esta semana un informe mordaz sobre el supuesto incumplimiento de Santa Clara de la ley de registros públicos del estado, un informe que los funcionarios de la ciudad están impugnando.

La ley, conocida como la Ley de Registros Públicos de California, se remonta a 1968 y permite que las personas vean y reciban documentos creados y conservados por agencias gubernamentales, con solo unas pocas excepciones definidas. Describe los estrictos requisitos sobre cuánto tiempo tiene una agencia gubernamental para responder a las solicitudes y entregar documentos.

En un informe de 18 publicado el martes, el Gran Jurado Civil del Condado de Santa Clara dijo que lo que comenzó como una investigación sobre los procedimientos de contratación en la ciudad y la Autoridad del Estadio de Santa Clara se convirtió en una revisión del cumplimiento de la ciudad con la ley estatal cuando el Gran el jurado luchó para obtener la información que había solicitado. El informe se llama Ciudad de Santa Clara: acceso a registros públicos, The Paper Chase.

"Después de encontrar numerosos obstáculos, incluidas respuestas inadecuadas de la Ciudad a sus solicitudes de documentos y una falta de cooperación para programar entrevistas con el Gran Jurado, el Gran Jurado centró su investigación en el manejo de las solicitudes por parte de la Ciudad en virtud de la CPRA", dice el informe .

El órgano judicial de instrucción concluyó que Santa Clara no está cumpliendo con la ley de registros públicos, calificando el proceso del municipio como “una tarea difícil y que requiere mucho tiempo”, y destacando que los tiempos de respuesta para dichos documentos en el primer trimestre de 2019 fueron más de duplicado desde 2018.

“La ciudad de Santa Clara (Ciudad) se encuentra en medio de Silicon Valley con toda la perspicacia técnica y los recursos del área disponibles”, dice el informe. "Sin embargo, el Gran Jurado Civil del Condado de Santa Clara 2018-19 (Gran Jurado) encontró que el mantenimiento de registros de la Ciudad estaba desorganizado y que sus niveles de personal eran inadecuados para procesar las solicitudes de CPRA de conformidad con los requisitos de la ley".

Pero los funcionarios de la ciudad de Santa Clara rechazaron los hallazgos en un comunicado a San José Spotlight el miércoles, reconociendo los desafíos de mantenerse al día con las solicitudes e insistiendo en que la ciudad no está violando la ley estatal.

“El volumen de solicitudes de CPRA, muchas de las cuales son complejas, continúa basándose en nuestros recursos limitados como ciudad y, sin embargo, la ciudad sigue siendo transparente, receptiva y en cumplimiento con las solicitudes de CPRA”, dijo el comunicado de la ciudad.

El informe del gran jurado describe meses de intentos, entre diciembre de 2018 y abril de 2019, para obtener documentos de la ciudad relacionados con diversas facturas y contratos. Durante ese tiempo, el gran jurado recibió registros que estaban incompletos, con información parcial o faltante, según el informe.

En entrevistas y visitas para revisar documentos en el Ayuntamiento, el gran jurado dijo que se enteró de que solo una persona estaba capacitada en la ley y que no existe un proceso escrito en toda la ciudad para responder a tales solicitudes.

Pero los funcionarios de Santa Clara dijeron que eso no es cierto. La ciudad tiene una política que actualmente "se está modernizando para considerar cambios de recursos y personal de tecnología", dijeron, y agregaron que "varios" miembros del personal están capacitados para responder a tales solicitudes de registros.

Los funcionarios de Santa Clara dijeron el miércoles que el informe del gran jurado está "centrado en una de las áreas de brecha de la ciudad". Los funcionarios han sabido sobre esa brecha desde enero de 2018, poco después de contratar a la gerente de la ciudad, Deanna Santana, quien ha reconocido la necesidad de mejorar la ciudad. mantenimiento de registros, según la ciudad.

En respuesta a esa necesidad, la ciudad contrató a un administrador de registros públicos en los últimos meses, a quien se le encomendó la tarea de centralizar los registros de la ciudad.

El gran jurado señaló que Santa Clara había comprado sistemas de gestión de registros 18 hace meses e instó a la ciudad a tener esos sistemas en funcionamiento a finales de año. Pero los funcionarios de la ciudad dijeron que el sistema actual funciona de acuerdo con la ley y retrasaron esa línea de tiempo.

“El Gran Jurado Civil reconoce parcialmente los pasos que la ciudad ha tomado para mejorar [sic] su proceso, pero estableció un marco de tiempo poco realista para el liderazgo ejecutivo que ha estado en el lugar por menos de dos años, y un administrador de registros públicos que ha estado en lugar por menos de seis meses, para desarrollar e implementar sistemas complejos y de largo alcance en toda la infraestructura administrativa de la ciudad ”, se lee en el comunicado de la ciudad.

Los representantes del gran jurado no respondieron de inmediato a una solicitud de comentarios el miércoles. Los miembros del personal de Santa Clara están listos para presentar una respuesta formal al informe a fines de agosto o principios de septiembre. Mientras tanto, los funcionarios de la ciudad dijeron que la participación de la comunidad y la transparencia es uno de los objetivos del Ayuntamiento.

“La ciudad ha informado y establecido nuevas prácticas que están avanzando en las prácticas modernas para la gestión de registros”, dijo el comunicado de Santa Clara. "De cara al futuro, la ciudad sigue comprometida con la mejora de los procesos de gestión de registros públicos y la mejora de la transparencia".

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