Auditoría: San José necesita fortalecer la política de reembolso

San José gastó $ 24,000 en fondos de los contribuyentes al pagar los costos de millaje de los empleados que no eran elegibles para recibir dichos pagos porque violaron una política de la ciudad, según un nueva auditoría crítica de los procesos de reembolso de la ciudad.

La auditoría de reembolso de los gastos de los empleados de la ciudad detalló fallas importantes en el proceso de reembolso de la ciudad, lo que llevó a miles de dólares en fondos malversados ​​y procesos de aprobación más largos para que los empleados obtengan reembolsos por gastos más pequeños que los más grandes. Un empleado de la ciudad tuvo que esperar 22 días para que se le reembolsara un gasto de estacionamiento de $ 7.

“Si bien los reembolsos en general parecían apropiados y en conformidad con las políticas de la ciudad, notamos algunas áreas donde los procesos de la ciudad se pueden mejorar”, escribió el auditor de la ciudad Joe Rois.

Según el informe, alrededor de 7,000 transacciones en 2018 totalizaron $ 717,000 en reembolsos a empleados. Si bien la mayoría de los reembolsos se han mantenido estables en los últimos cinco años, desde un mínimo de $ 698,500 en 2014 hasta un máximo de $ 725,100 en 2015, los totales de este año aumentaron ligeramente por encima de la suma de $ 700,000 del año anterior.

Los empleados suelen recibir reembolsos por alimentos y bebidas, kilometraje, capacitación y desarrollo, ropa y equipo, u "otros" gastos como estacionamiento, transporte local y peajes.

El Departamento de Policía de San José representó la mayoría de los reembolsos, superando en número a todos los demás departamentos por solicitar cientos de miles de reembolso para gastos de capacitación y matrícula, como registro, matrícula y libros.

Pero el gasto reembolsado con más frecuencia en toda la ciudad fueron los reembolsos por millaje, por un total de $ 122,700 de más de 5,200 transacciones este año. Aproximadamente 600 empleados recibieron un reembolso por este gasto, pero algunos empleados que recibieron el reembolso no deberían haberlo recibido, porque violaron la política de la ciudad.

La política requiere que todos los empleados, excluidos los bomberos y el personal de policía, que busquen reembolso por los costos de kilometraje, obtengan un “permiso de conducir de la ciudad”, y los empleados que conducen por negocios de la ciudad deben completar una clase de manejo defensivo.

"Este curso tiene como objetivo proporcionar a los empleados el conocimiento, las habilidades y las técnicas para prevenir colisiones y reducir el tráfico futuro y las infracciones en movimiento", dijo la auditoría. "Los empleados que manejan por negocios en la ciudad deben tomar este curso una vez durante su carrera en la ciudad".

Muchos empleados no habían obtenido un permiso de la ciudad o no habían tomado el curso requerido, pero se les reembolsaron las tarifas de millaje. Al menos las personas de 150 de diferentes departamentos de 20 no habían completado el curso, pero recibieron la aprobación de la gerencia para recibir un reembolso, lo que le costó a la ciudad $ 24,000. La gerencia usa una lista de la ciudad para verificar si un empleado es elegible para un reembolso si él o ella ha completado el curso de manejo, pero la auditoría detalló que la lista de la ciudad no estaba actualizada.

“En algunos casos, los empleados no habían completado el entrenamiento de manejo defensivo requerido para recibir el permiso; en otros casos, el seguimiento de la ciudad de los empleados que habían completado la capacitación no fue preciso ”, escribió Rois. “Además, los cronometradores no siempre revisaron adecuadamente las solicitudes de reembolso de millas antes de la aprobación”.

Los “cronometradores”, o supervisores que aprueban las solicitudes de reembolso en el departamento de finanzas de la ciudad, no se aseguraron de que el formulario de reembolso de un empleado fuera correcto en algunos casos. Algunos empleados recibieron su reembolso antes de entregar el formulario para recibir el pago, lo que dificulta que los supervisores verifiquen que el millaje sea "preciso y apropiado". Actualmente, la ciudad no capacita a los supervisores en el proceso.

"El departamento de finanzas aprecia el trabajo de la oficina del auditor de la ciudad y estamos abiertos a recomendaciones para mejorar el servicio que brindamos a la organización", dijo Julia Cooper, directora de finanzas de la ciudad.

La oficina de Rois también descubrió que debido a un largo proceso de aprobación para algunos tipos de reembolsos, muchos empleados esperaban semanas antes de recibir el reembolso de pagos tan pequeños como $ 7.

Las aprobaciones para reembolsos difieren según el tipo de reembolso que solicita un empleado, lo que significa que algunas solicitudes pasan por hasta cinco o seis supervisores y departamentos diferentes antes de que un empleado pueda esperar recuperar su dinero.

Los reembolsos más pequeños, como estacionamiento, peajes y transporte local, requieren un proceso de aprobación más largo. El informe indica que esos gastos representaron alrededor del 20 por ciento de todas las solicitudes de reembolso.

“Aunque el monto promedio de un reembolso por estacionamiento, peaje o transporte local fue de aproximadamente $ 13 por cada artículo, en muchos casos, el tiempo invertido por varios aprobadores puede haber excedido el valor de estos pequeños reembolsos”, dijo Rois en el informe. "En aras de la eficiencia, la Ciudad debe revisar y simplificar este proceso".

Pero ese no fue el caso de todos. Algunos reembolsos más grandes solo necesitaban la aprobación de un gerente, lo que significa que los empleados recuperaron su dinero en una semana o menos. En un ejemplo, un empleado condujo a una conferencia en Sacramento y solicitó una tarifa de reembolso de $ 105 por los gastos de viaje, que solo necesitaba ser aprobada por un supervisor y se reembolsó en el próximo cheque de pago del empleado.

En respuesta a estos hallazgos, el auditor de la ciudad brindó algunas recomendaciones para fortalecer la política de la ciudad y al mismo tiempo actualizar y rastrear la precisión de la lista de empleados, implementar un sistema de reembolso electrónico, simplificar el proceso de aprobación y desarrollar políticas más sólidas que capaciten mejor al personal que reembolsar a los empleados.

El auditor de la ciudad informará los hallazgos al Ayuntamiento en su reunión de 27 de agosto.

Comuníquese con Nadia Lopez en [email protected] o sigue a @n_llopez en Twitter.